Boek 8 Artikel 167 (8:167 BW)

Verantwoording afleggen heeft alleen zin als er ook iets mee gebeurt. Dit artikel legt daarom een verplichting bij de andere kant: ieder lid van de rederij moet de rekening en verantwoording van de boekhouder binnen drie maanden opnemen en sluiten.

Opnemen en sluiten

Opnemen betekent de rekening daadwerkelijk doornemen en beoordelen. Sluiten betekent haar afwikkelen, zodat vaststaat wat er over de betrokken periode geldt. Samen vormen zij het moment waarop de administratie van het beheer wordt afgehecht en waarop duidelijk wordt of er nog iets tussen partijen openstaat.

• Opnemen: de stukken daadwerkelijk doornemen en controleren.

- Sluiten: afronden, zodat de periode is afgewikkeld.

Waarom een termijn

Een schip vaart door en de kosten lopen door. Zou een lid onbeperkt kunnen wachten met het beoordelen van de verantwoording, dan zou de boekhouder jaren later nog met vragen over oude posten kunnen worden geconfronteerd, terwijl bewijsstukken en herinneringen vervagen. De termijn van drie maanden dwingt tot voortvarendheid.

Verhouding tot de goedkeuring

Deze plicht moet worden onderscheiden van de goedkeuring door de meerderheid, die in artikel 8:168 BW wordt geregeld. Dit artikel gaat over wat ieder lid zelf moet doen; dat artikel gaat over de vraag wie er aan een goedkeuring gebonden raakt en binnen welke termijn een lid haar in rechte moet betwisten.

Wat te doen bij twijfel

Een lid dat de rekening niet vertrouwt, doet er goed aan binnen de termijn schriftelijk en gemotiveerd te reageren en zo nodig aanvullende stukken op te vragen. Het inzagerecht uit artikel 8:165 BW biedt daarvoor de grondslag. Stilzitten is de slechtste optie, omdat daarmee zowel de eigen positie als de duidelijkheid voor de rederij verslechtert.

Sluiten van de rekening is niet hetzelfde als goedkeuren van elk onderdeel ervan. Een lid kan de rekening afwikkelen en daarbij uitdrukkelijk een voorbehoud maken over een bepaalde post. Wel is het van belang zo'n voorbehoud vast te leggen, want anders ontstaat het beeld dat er zonder meer is ingestemd.

In de praktijk

Een boekhouder stuurt in januari de verantwoording over het afgelopen jaar. Ieder lid moet die binnen drie maanden doornemen en afwikkelen. Wie in die periode niets van zich laat horen, komt later moeilijker met bezwaren aan. Voor rederijen loont het om een vast ritme af te spreken: verantwoording in dezelfde maand, reactie binnen een vaste periode, en daarna afronding.