Artikel 1025 Rechtsvordering (1025 Rv)

Staat er een arbitragebeding in het contract, dan ligt alleen vast dát toekomstige geschillen naar arbiters gaan. Wanneer de zaak begint, moet nog worden bepaald. Artikel 1025 Rv wijst dat moment aan: de zaak is aanhangig op de dag waarop de wederpartij een schriftelijke mededeling ontvangt waarin de ene partij laat weten tot arbitrage over te gaan.

Ontvangst, niet verzending

De wet knoopt aan bij de dag van ontvangst. Niet de datum op de brief telt, en ook niet het moment van verzending, maar het moment waarop het bericht de wederpartij bereikt. Dat legt de bewijslast bij de verzender: hij moet kunnen aantonen wanneer het stuk is aangekomen.

Zorg daarom voor een verzendwijze waarvan de ontvangst blijkt. Een aangetekende brief, een bericht met ontvangstbevestiging, een koerier met handtekening; wat het reglement of het contract voorschrijft gaat voor. Een gewone e-mail kan volstaan, maar levert bij ontkenning discussie op.

Wat er in de mededeling moet staan

De mededeling moet aangeven wat de verzendende partij aan arbitrage wil onderwerpen. Dat is dezelfde eis die bij het compromis geldt: de omschrijving bakent af waarover de arbiters straks mogen oordelen. Houd die omschrijving ruim genoeg om het hele conflict te vatten, maar concreet genoeg om te weten waar het over gaat.

Meer eist het artikel niet. U hoeft dus nog geen volledige onderbouwing, geen bewijsstukken en geen uitgewerkte vordering mee te sturen; dat komt later in de procedure. Een toepasselijk arbitragereglement kan wel aanvullende eisen stellen, en dat reglement maakt deel uit van de afspraak tussen partijen.

Waarom die datum telt

Vanaf de dag van aanhangigheid gaan termijnen lopen. De belangrijkste is de termijn van drie maanden waarbinnen de arbiters volgens artikel 1027 Rv benoemd moeten zijn; gebeurt dat niet, dan kan de voorzieningenrechter eraan te pas komen. Ook de termijn van artikel 1028 Rv rekent vanaf dit moment. Daarnaast kan de aanhangigheid van belang zijn voor de vraag of een vordering nog op tijd is ingesteld.

Het tweede lid laat partijen vrij om een andere manier van aanhangig maken af te spreken. Veel arbitragereglementen doen dat ook: zij schrijven bijvoorbeeld voor dat de zaak begint met het indienen van een verzoek bij het instituut, dat het vervolgens de wederpartij informeert.

Een voorbeeld. Een opdrachtgever is het zat dat een gebrek niet wordt hersteld en stuurt de aannemer een aangetekende brief waarin hij meedeelt de zaak aan arbitrage te onderwerpen, met de omschrijving dat het gaat om de gebreken aan de dakconstructie en de daaruit voortvloeiende schade. Op de dag dat de aannemer die brief in ontvangst neemt, loopt de zaak.

In de praktijk

Bewaar het verzendbewijs en zet in uw agenda wanneer de drie maanden voor de benoeming aflopen. Loopt het spaak bij het aanwijzen van arbiters, dan biedt de gang naar de voorzieningenrechter uitkomst, maar u moet die stap wel zelf zetten.

Ontvangt u zo'n mededeling, neem haar dan serieus: het is het begin van een procedure, ook al ziet zij er uit als een gewone brief. Controleer of het beding werkelijk op dit geschil ziet en of de omschrijving klopt, en reageer op tijd op voorstellen over de benoeming van arbiters.