Artikel 1038a Rechtsvordering (1038a Rv)

Elke procedure begint met het uitschrijven van standpunten. Artikel 1038a Rv legt vast hoe dat in arbitrage gaat: het scheidsgerecht stelt de eiser in de gelegenheid een memorie van eis in te dienen en de verweerder een memorie van antwoord. Partijen mogen daar samen van afwijken, maar zonder afwijkende afspraak is dit de standaardgang.

Wat er in die stukken hoort

De memorie van eis bevat de vordering en de gronden waarop zij berust: wat verlangt u en waarom meent u daar recht op te hebben. De memorie van antwoord is het spiegelbeeld: het verweer tegen die vordering, met de feiten en argumenten die de verweerder daartegenover stelt. In dezelfde memorie hoort volgens artikel 1038c Rv ook een eventuele tegenvordering thuis.

De wet schrijft geen vaste indeling voor. Wel volgt uit artikel 1040 Rv dat u de stukken waarop u zich beroept zoveel mogelijk meteen meestuurt. Een memorie zonder onderliggende documenten dwingt het scheidsgerecht tot extra rondes en kost tijd.

Nadere memories

Het tweede lid laat het aan het scheidsgerecht of er nog meer schriftelijke rondes komen, opnieuw tenzij partijen anders zijn overeengekomen. Er bestaat dus geen recht op een tweede stuk. Het scheidsgerecht weegt of de zaak nog een ronde nodig heeft of dat een zitting voldoende is.

Die vrijheid heeft een keerzijde waar u rekening mee moet houden: ga er niet van uit dat u later nog kunt aanvullen. Zet in uw eerste memorie alles wat u van belang acht, met de bewijsstukken erbij.

De grens: hoor en wederhoor

Hoe vrij het scheidsgerecht ook is in de inrichting, het blijft gebonden aan de kern van artikel 1036 Rv: partijen moeten hun standpunt kunnen presenteren en kunnen reageren op dat van de ander. Wordt er nieuw materiaal ingebracht, dan moet de andere partij daarop kunnen ingaan, desnoods in een extra ronde of op de zitting.

Een voorbeeld. In een geschil over een geannuleerde opdracht dient de eiser zijn memorie van eis in met de correspondentie erbij. De verweerder antwoordt en voert daarbij een nieuw verweer aan over de geldigheid van de opzegging. Het scheidsgerecht kan dan besluiten dat er nog één schriftelijke ronde komt, of dat de eiser daarop op de zitting reageert.

In de praktijk

Vraag bij aanvang om een tijdschema waarin staat welke stukken wanneer worden ingediend en of er nadere memories komen. Dan weet u waar u aan toe bent en kunt u uw voorbereiding daarop inrichten.

Wilt u zeker weten dat er twee schriftelijke rondes komen, spreek dat dan af of kies een reglement dat het voorschrijft. De wet geeft die zekerheid niet.

En houd de termijnen aan die het scheidsgerecht stelt. Te laat indienen kan ertoe leiden dat uw stuk buiten beschouwing blijft, want het scheidsgerecht moet ook waken tegen onnodige vertraging van het geding.