Artikel 1038 Rechtsvordering (1038 Rv)

Bij de rechtbank is een advocaat in de meeste zaken verplicht. In arbitrage ligt dat anders. Artikel 1038 Rv laat partijen de keuze: u kunt in persoon verschijnen, of u laat zich vertegenwoordigen door een advocaat dan wel door iemand die u daarvoor bijzonder en schriftelijk heeft gevolmachtigd.

Drie mogelijkheden

In persoon verschijnen betekent dat u zelf het woord voert, of, bij een onderneming, dat iemand optreedt die haar mag vertegenwoordigen, zoals een bestuurder. Een medewerker die die bevoegdheid niet heeft, valt onder de derde mogelijkheid en heeft dus wel een volmacht nodig. Kiest u voor een advocaat, dan geldt de gewone praktijk. En kiest u voor een ander, dan moet die persoon een volmacht hebben die speciaal voor deze zaak is gegeven en die op papier staat.

Dat woord "bijzonderlijk" is de kern van de derde variant. Een algemene machtiging om zaken te regelen volstaat niet; er moet een volmacht zijn die ziet op het optreden in dit arbitraal geding. Zo weet het scheidsgerecht zeker dat wie er zit, namens de partij mag spreken.

Bijstand door wie u wilt

Het tweede lid gaat over iets anders dan vertegenwoordiging: bijstand. U mag zich laten bijstaan door personen van uw keuze. Denk aan een technisch adviseur die de installatie kent, een accountant die de cijfers uitlegt of een branchespecialist. Zij spreken naast u, niet in uw plaats.

Die vrijheid past bij arbitrage. Geschillen gaan vaak over techniek, bouw of bedrijfsvoering, en de mensen die daar het meeste van weten zijn geen juristen. Het scheidsgerecht heeft er ook belang bij dat die kennis aan tafel zit.

Wat het niet betekent

Dat een advocaat niet verplicht is, betekent niet dat u er geen nodig heeft. In een arbitrage gelden termijnen, moeten stellingen worden onderbouwd en kan een gemiste stap onherstelbaar zijn, terwijl gewoon hoger beroep ontbreekt. Wie zonder ervaring een omvangrijke zaak zelf voert tegenover een professioneel bijgestane wederpartij, begint met een achterstand.

Een voorbeeld. Een installateur ligt in arbitrage met een opdrachtgever over een klimaatinstallatie. Hij laat zich vertegenwoordigen door zijn advocaat en neemt daarnaast de projectleider mee, die de zitting bijwoont om de technische vragen te beantwoorden. Beide rollen zijn toegestaan: de een treedt op namens hem, de ander staat hem bij.

In de praktijk

Stuur de volmacht vooraf mee als u zich door iemand anders dan een advocaat laat vertegenwoordigen, en zorg dat daarin staat om welke zaak het gaat. Een discussie hierover op de zittingsdag kost onnodig tijd.

Meld ook op tijd wie er meekomen. Reglementen en scheidsgerechten vragen daar vaak om, zodat de wederpartij weet wie er aan tafel zit en zich daarop kan voorbereiden.

Weeg tot slot per zaak of professionele bijstand nodig is. Bij een overzichtelijk geschil over een factuur kunt u het prima zelf doen; bij een geschil met grote belangen en veel documenten is dat een risico.