Boek 7 Artikel 654 (7:654 BW)

Wordt een arbeidsovereenkomst schriftelijk aangegaan of gewijzigd, dan betaalt de werkgever de kosten van dat geschrift en wat daar verder bij komt kijken. Bovendien moet hij de werknemer kosteloos een volledig afschrift geven van het stuk, door hem ondertekend. De werknemer hoeft dus niet te vragen om een kopie en hoeft er zeker niet voor te betalen: het hoort erbij dat hij zwart op wit heeft wat er is afgesproken.

Waarom dit ertoe doet

Deze bepaling zorgt ervoor dat de werknemer over hetzelfde stuk beschikt als de werkgever, met dezelfde handtekeningen eronder.

• Volledig. Het afschrift moet het geschrift waarbij de overeenkomst is aangegaan of gewijzigd in zijn geheel weergeven, en niet slechts een uittreksel of samenvatting.
• Ondertekend. Het afschrift moet door de werkgever zijn ondertekend; een ongetekend concept voldoet niet.

- Kosteloos. Administratiekosten, drukkosten of een vergoeding voor het opstellen mogen niet aan de werknemer worden doorberekend.

Ook bij wijzigingen

De regel geldt niet alleen bij het aangaan, maar ook bij elke schriftelijke wijziging: een nieuwe functie, een andere arbeidsduur, een aanvullend beding. Ook van dat stuk hoort de werknemer een ondertekend afschrift te krijgen. Zo beschikken beide partijen ook over de tekst van latere wijzigingen, waarover later verschil van mening kan ontstaan.

Ruimer dan alleen de arbeidsovereenkomst

Deze bepaling werkt door bij bepaalde overeenkomsten die geen arbeidsovereenkomst zijn maar waarbij iemand zich wel verbindt tegen beloning werk te doen, buiten beroep of bedrijf, en bij raamovereenkomsten voor werk na oproep. Artikel 7:655 BW, dat over de informatieplicht van de werkgever gaat, verklaart dit artikel op die overeenkomsten van overeenkomstige toepassing. Ook die groep heeft dus recht op een kosteloos afschrift.

In de praktijk

Een werknemer tekent bij indiensttreding twee exemplaren en krijgt er geen van terug. Maanden later ontstaat discussie over zijn concurrentiebeding en beschikt hij niet over de tekst. Hij kan alsnog een ondertekend afschrift opeisen; de werkgever moet dat kosteloos verstrekken. Het afschrift vormt samen met loonstroken en de opgave van gegevens die de werkgever op grond van artikel 7:655 BW moet verstrekken de schriftelijke basis van de arbeidsrelatie. Voor werkgevers volgt uit het artikel dat het getekende stuk zonder verzoek en zonder kosten aan de werknemer moet worden gegeven.