Boek 7 Artikel 626 (7:626 BW)

De verplichte loonstrook bij elke loonbetaling

De werkgever is verplicht bij elke voldoening van het in geld vastgestelde loon de werknemer een schriftelijke of elektronische opgave te verstrekken van het loonbedrag, van de gespecificeerde bedragen waaruit dit is samengesteld, van de gespecificeerde bedragen die op het loonbedrag zijn ingehouden, alsmede van het bedrag van het uurloon waarop een persoon van de leeftijd van de werknemer ingevolge het bepaalde bij of krachtens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag recht heeft, tenzij zich ten opzichte van de vorige voldoening in geen van deze bedragen een wijziging heeft voorgedaan.
De opgave vermeldt voorts de naam van de werkgever en van de werknemer, de termijn waarover het loon is berekend, de overeengekomen arbeidsduur, of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die schriftelijk is aangegaan, en of sprake is van een oproepovereenkomst als bedoeld in artikel 628a, lid 9 en 10.
De werkgever verstrekt de elektronische opgave op zodanige wijze dat deze door de werknemer kan worden opgeslagen en voor hem toegankelijk is ten behoeve van latere kennisneming.
Voor het verstrekken van een elektronische opgave is uitdrukkelijke instemming van de werknemer vereist.
Van dit artikel kan niet ten nadele van de werknemer worden afgeweken.

Toelichting

Een werknemer moet kunnen controleren of hij het juiste loon krijgt. Daarom moet de werkgever bij elke uitbetaling van in geld vastgesteld loon een opgave verstrekken: de loonstrook. Daarop staat wat er is uitbetaald, waaruit dat bedrag is opgebouwd en wat erop is ingehouden. Alleen als er sinds de vorige betaling in geen van die bedragen iets is veranderd, mag de opgave achterwege blijven; bij elke wijziging moet er dus weer een strook komen.

Voor wie geldt dit

De verplichting rust op iedere werkgever tegenover iedere werknemer met een arbeidsovereenkomst, ongeacht de omvang van het dienstverband of de duur van het contract. Een oproepkracht of een uitzendkracht met een arbeidsovereenkomst heeft er evengoed recht op als iemand met een vast dienstverband. Wie als opdrachtnemer factureert, valt buiten dit artikel; die stuurt zelf een factuur en krijgt geen loonstrook.

Wat er op de opgave moet staan

Het loonbedrag en de opbouw. Gespecificeerd, dus met de onderdelen waaruit het bedrag bestaat.
De inhoudingen. Ook die moeten per post herleidbaar zijn.
Het geldende minimumuurloon. Het bedrag waarop iemand van de leeftijd van de werknemer recht heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag.
Namen en periode. De naam van werkgever en werknemer en de termijn waarover het loon is berekend.
De aard van het contract. De overeengekomen arbeidsduur, of het gaat om een schriftelijk aangegane overeenkomst voor onbepaalde tijd, en of sprake is van een oproepovereenkomst in de zin van artikel 7:628a BW.

Die laatste twee punten zijn niet louter administratief. Uit de loonstrook moet blijken wat voor contract iemand heeft, omdat daaraan rechten vastzitten: aan een oproepovereenkomst bijvoorbeeld het recht op een aanbod voor een vaste arbeidsomvang.

Digitaal of op papier

Een elektronische loonstrook mag, maar aan twee voorwaarden. De werknemer moet er uitdrukkelijk mee instemmen, en de opgave moet zo worden verstrekt dat hij haar kan opslaan en later opnieuw kan raadplegen. Een strook die alleen kort zichtbaar is in een portaal waar de werknemer na uitdiensttreding niet meer bij kan, voldoet daar niet aan. Stemt de werknemer niet in, dan blijft de papieren opgave verplicht.

Kan hiervan worden afgeweken

Ten nadele van de werknemer mag hiervan niet worden afgeweken. Een afspraak dat de werknemer afziet van loonstroken of dat hij ze alleen op verzoek krijgt, is dus zonder waarde. Krijgt hij ze niet, dan kan hij afgifte vorderen bij de kantonrechter; bij een geschil over achterstallig loon is de loonstrook vaak het eerste bewijsstuk waar de rechter naar kijkt.

In de praktijk

Een bezorger ziet dat er maandelijks een bedrag van zijn loon af gaat zonder dat hij weet waarvoor. Doordat de inhoudingen gespecificeerd op de strook moeten staan, kan hij daar opheldering over vragen en zo nodig terugvordering eisen. Voor werkgevers geldt omgekeerd dat een volledige, bewaarbare loonstrook de eenvoudigste manier is om later te laten zien dat correct is uitbetaald.

Redactionele toelichting . Geen juridisch advies.

Wettekst