Artikel 20.10 Ow: Wanneer komen gegevens in een register?

Registratie is de derde stap na monitoring en gegevensverzameling: gegevens worden op een vaste plaats vastgelegd en vandaar beschikbaar gesteld. Dit artikel geeft de grondslag om bij algemene maatregel van bestuur een register in te stellen en aan te wijzen welke bestuursorganen of andere instanties daarin resultaten van monitoring of gegevens op grond van artikel 20.6 Ow opnemen en daaruit gegevens verstrekken. Daarbij gelden de grenzen van artikel 2.3 Ow, derde lid.

Het verschil met openbaarmaking op grond van artikel 20.8 Ow zit in de vorm. Een register is een blijvende voorziening met een beheerder, een vaste gegevensset en regels over toegang; openbaarmaking kan ook eenmalig of per dataset gebeuren.

Wat bij ministeriële regeling kan worden geregeld

De inrichting van een register wordt niet in de wet uitgewerkt. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld over de op te nemen gegevens, over de vorm, de inrichting, het beheer, de toegankelijkheid en de beveiliging van het register, over de weergave van gegevens en de verstrekking aan derden, en over het herstellen van fouten in het register.

Fouten in een register

Dat de wet het herstellen van fouten uitdrukkelijk noemt, is voor wie in een register voorkomt het belangrijkste punt. Een register wordt gebruikt door derden, en een onjuist gegeven werkt door. De wet laat de uitwerking van die herstelprocedure aan de ministeriële regeling; dit artikel zegt alleen dat daarover regels kunnen worden gesteld.

Vertrouwelijke gegevens

Ook als gegevens wel in een register staan, hoeven ze niet altijd toegankelijk te zijn. Bij de maatregel kan worden bepaald dat een aangegeven bestuursorgaan op verzoek besluit dat bepaalde gegevens niet toegankelijk worden gemaakt of niet aan derden worden verstrekt, als geheimhouding daarvan op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid gerechtvaardigd is.

Een voorbeeld. Een ondernemer ziet dat gegevens over zijn bedrijf in een landelijk register zijn opgenomen en meent dat een deel daarvan concurrentiegevoelig is. Hij kan het in de maatregel aangewezen bestuursorgaan verzoeken die gegevens niet voor derden toegankelijk te maken. Ziet hij een feitelijke fout, dan loopt dat langs de weg van het herstel van fouten uit de regeling bij dit register.

In de praktijk

• Voor een geregistreerde onderneming: controleer de eigen gegevens in een register en richt een verzoek tot het orgaan dat de maatregel daarvoor aanwijst, niet tot de beheerder van de website.
• Voor een bestuursorgaan: een register bestaat pas als een algemene maatregel van bestuur het instelt; een eigen gegevensbestand is geen register in de zin van dit artikel.

Welke registers er in ieder geval moeten zijn, staat in artikel 20.11 Ow. De gegevens komen uit de monitoring van artikel 20.1 Ow en uit de gegevensverzameling van artikel 20.6 Ow, waarbij artikel 20.6 Ow, tweede lid, de spiegelbepaling is voor gegevens die de instantie nog niet heeft ontvangen.