Boek 2 Artikel 218 (2:218 BW)

Elke bv moet één keer per boekjaar een moment van verantwoording hebben. Artikel 2:218 BW legt dat vast in één zin: er wordt ten minste één algemene vergadering gehouden, of er wordt ten minste eenmaal besloten langs een van de twee eenvoudiger wegen die de wet kent — vaststelling van de jaarrekening door ondertekening als alle aandeelhouders bestuurder zijn, of besluitvorming buiten vergadering.

Waar dat ene moment voor is

In de praktijk gaat het om de vergadering waarin de jaarrekening wordt behandeld en vastgesteld. Daar wordt teruggekeken op het afgelopen jaar, wordt beslist wat er met het resultaat gebeurt en komt de vraag aan de orde of bestuurders en commissarissen kwijting krijgen. Het is ook het moment waarop een aandeelhouder die niet in het bestuur zit, zijn vragen kan stellen en informatie kan verlangen. Zonder dat moment zou een minderheidsaandeelhouder jarenlang buiten beeld kunnen worden gehouden.

De twee alternatieven

De wet erkent dat een vergadering met koffie en een agenda in een kleine bv soms overdreven is. Daarom telt ook mee dat de jaarrekening wordt vastgesteld doordat alle bestuurders en commissarissen haar ondertekenen, in de vennootschap waarin alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn; daarvoor is wel nodig dat de andere vergadergerechtigden de opgemaakte jaarrekening hebben kunnen inzien en met deze wijze van vaststellen hebben ingestemd. En het telt mee als er buiten vergadering wordt besloten, wat mogelijk is als alle vergadergerechtigden daarmee instemmen en de bestuurders en commissarissen gelegenheid hebben gekregen advies uit te brengen.

Wat niet mag, is het jaar helemaal overslaan. Er moet in elk boekjaar minstens één keer op een van deze manieren zijn besloten. Gebeurt dat niet, dan is er formeel geen verantwoording afgelegd en is de jaarrekening niet vastgesteld, met alle gevolgen van dien voor de deponering bij het handelsregister.

Wat als de vergadering uitblijft

Roept niemand de vergadering bijeen, dan is de aandeelhouder niet machteloos. Blijft de voorgeschreven jaarvergadering uit, dan kan iedere aandeelhouder op grond van artikel 2:222 BW rechtstreeks de voorzieningenrechter om machtiging vragen om zelf op te roepen; een deel van het kapitaal hoeft hij daarvoor niet te vertegenwoordigen. Daarnaast bestaat de weg van artikel 2:220 BW: wie ten minste een honderdste van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigt, kan het bestuur en de raad van commissarissen verzoeken een vergadering te beleggen en kan bij uitblijven daarvan alsnog machtiging vragen. Het niet houden van de voorgeschreven vergadering telt bovendien mee bij de beoordeling van de manier waarop het bestuur zijn taak vervult.

Een voorbeeld: twee vennoten hebben samen een bv, maar zijn uit elkaar gegroeid. De ene bestuurt, de andere houdt alleen aandelen. Er wordt al drie jaar geen vergadering gehouden en er komen geen cijfers. De niet-bestuurende aandeelhouder kan dan om een vergadering vragen en die zo nodig via de rechter afdwingen; hij hoeft niet te wachten tot het de bestuurder uitkomt.

In de praktijk

Zet de jaarvergadering vast in de agenda, gekoppeld aan de termijn voor het opmaken van de jaarrekening. Kiest u voor besluitvorming buiten vergadering, leg dan vast dat alle vergadergerechtigden hebben ingestemd en dat bestuurders en commissarissen advies hebben kunnen geven; zonder die vastlegging is het besluit later aanvechtbaar. En houd bij dat ook een bv met één aandeelhouder deze jaarlijkse besluitvorming nodig heeft, ook al kost die maar een handtekening.