Boek 2 Artikel 114 (2:114 BW)

Een aandeelhouder moet aan de oproeping kunnen zien waarover wordt vergaderd, zodat hij kan beslissen of hij komt en hoe hij stemt. Dit artikel schrijft daarom voor wat in de oproeping moet staan, en verbindt daaraan een stevige sanctie: over wat niet is aangekondigd, kan in beginsel niet geldig worden besloten.

Wat er in de oproeping staat

• De onderwerpen: de zaken die zullen worden behandeld.
• Plaats en tijdstip: waar en wanneer de vergadering wordt gehouden.
• Volmacht: de procedure om aan de vergadering deel te nemen via een schriftelijk gevolmachtigde.

- Elektronische deelname bij een notering: is de vennootschap toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt, dan ook de procedure voor deelname en stemmen langs elektronische weg, als dat recht op grond van artikel 2:117a BW kan worden uitgeoefend, plus het adres van de website die de Wet op het financieel toezicht voorschrijft.

Besluiten buiten de agenda

Over onderwerpen die niet bij de oproeping zijn aangekondigd, of niet op dezelfde manier en met dezelfde termijn alsnog zijn bekendgemaakt, kan niet wettig worden besloten. Daarop bestaat één uitzondering, en die is streng: het besluit kan wel worden genomen als het met algemene stemmen wordt genomen in een vergadering waarin het gehele geplaatste kapitaal is vertegenwoordigd. Ontbreekt één aandeelhouder, of stemt één aandeelhouder tegen, dan is die route gesloten.

Wordt toch besloten over een onderwerp dat niet op de agenda stond, dan kleeft aan dat besluit een gebrek in de totstandkoming. Zo'n gebrek maakt het besluit aantastbaar; de aandeelhouder die zich overvallen voelt, kan het langs de algemene regels over besluiten van organen ter discussie stellen.

Mededelingen en stukken

Moeten er op grond van de wet of de statuten mededelingen aan de algemene vergadering worden gedaan, dan kan dat op twee manieren: door ze in de oproeping op te nemen, of door ze op te nemen in een stuk dat ter kennisneming op het kantoor van de vennootschap wordt neergelegd. In dat laatste geval moet de oproeping wel vermelden dat het stuk daar ligt.

In afwijking van de hoofdregel mag de oproeping ook volstaan met de mededeling dat aandeelhouders en certificaathouders de onderwerpen en de volmachtprocedure op het kantoor van de vennootschap kunnen inzien. Die verlichting geldt niet als de aandelen of certificaten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt; bij een beursnotering moet de informatie dus gewoon in de oproeping zelf staan.

Een voorbeeld. Tijdens de jaarvergadering van een familie-nv stelt een aandeelhouder voor om ook meteen de bestuurder te ontslaan. Dat onderwerp stond niet op de agenda. Zijn niet alle aandeelhouders aanwezig of stemt niet iedereen voor, dan kan dat besluit niet geldig worden genomen; er moet een nieuwe vergadering komen met dit punt op de agenda.

In de praktijk

Voor het bestuur betekent dit dat de agenda vooraf compleet moet zijn: een punt dat tijdens de vergadering opkomt, is zelden nog te redden. Voor een aandeelhouder is de oproeping het document waaruit hij zijn rechten leest — en de plaats waar hij kan zien of een gevoelig onderwerp wel of niet op tafel komt.