Boek 2 Artikel 368 (2:368 BW)

Een balans laat alleen een stand op één dag zien. Daarmee weet de lezer niet of een gebouw is bijgekomen, of er fors is afgeschreven, of dat een herwaardering het bedrag heeft opgestuwd. Dit artikel verlangt daarom bij elke post van de vaste activa een sluitend overzicht van het verloop gedurende het boekjaar: van de beginstand, via alle mutaties, naar de eindstand. Sluitend betekent dat de rekensom klopt en dat er geen mutatie buiten beeld blijft.

Wat er in het overzicht staat

• De boekwaarde aan het begin van het boekjaar — het startpunt.
• Investeringen en desinvesteringen — de waarden waartegen in het jaar verkregen activa zijn geboekt, en de boekwaarden van activa waarover de rechtspersoon aan het eind van het jaar niet meer beschikt.
• Herwaarderingen — de waardeaanpassingen die in het boekjaar hebben plaatsgevonden volgens de regels van artikel 2:390 BW.
• Afschrijvingen en waardeverminderingen — inclusief het terugnemen daarvan als een eerdere afwaardering niet langer nodig is.

- De boekwaarde aan het einde van het boekjaar — het eindpunt, dat gelijk is aan wat op de balans staat.

De cumulatieve cijfers

Daarnaast moet per post worden opgegeven hoeveel er in totaal is geherwaardeerd op de activa die op balansdatum nog aanwezig zijn, en hoeveel er in totaal op die activa is afgeschreven en afgewaardeerd. Dat zijn cumulatieve bedragen: zij lopen over de hele periode dat het bezit in de onderneming zit. Daarmee kan de lezer inschatten hoe oud het machinepark is en hoeveel van de oorspronkelijke uitgaven al ten laste van de resultaten is gebracht.

Waarom dit ertoe doet

Twee ondernemingen kunnen dezelfde boekwaarde aan machines op de balans hebben, terwijl de een net heeft geïnvesteerd en de ander bijna volledig heeft afgeschreven. Voor die tweede onderneming staan er investeringen voor de deur die geld gaan kosten. Het verloopoverzicht maakt dat verschil zichtbaar. Het laat ook de herwaarderingen van het jaar zien. Bij vaste activa gaan die op grond van artikel 2:390 BW in beginsel naar een herwaarderingsreserve: zij tillen het eigen vermogen op zonder dat er een euro binnenkomt, en raken de winst dus niet. Enkel in de gevallen die de wet aanwijst telt een waardestijging wel mee in het resultaat, en dan moet er alsnog een reserve van gelijke omvang tegenover komen te staan.

Een voorbeeld. Een wasserij toont in het overzicht een beginwaarde aan machines, een investering in twee nieuwe machines, de verkoop van een oude, de afschrijvingen van het jaar en de eindwaarde. Uit de cumulatieve afschrijvingen blijkt dat het overgrote deel van de resterende machines al bijna is afgeschreven. Een bank die om financiering wordt gevraagd, leest daaruit dat er binnen enkele jaren opnieuw fors moet worden geïnvesteerd.

Wie het maakt en wie erop let

Het bestuur stelt het overzicht op als onderdeel van de jaarrekening; het hoort bij de toelichting en is dus geen vrijblijvende bijlage. De accountant controleert bij een controleplichtige rechtspersoon of het overzicht aansluit op de balans en op de administratie. Ontbreekt het, of sluit het niet, dan is de jaarrekening op dit punt niet volgens de wet ingericht en kan dat gevolgen hebben voor de verklaring en voor de vaststelling door de algemene vergadering.

In de praktijk

Voor de bestuurder is dit vooral een kwestie van een ordelijke vaste-activaadministratie: wie per bedrijfsmiddel aanschaf, afschrijving en afstoting bijhoudt, heeft het overzicht vanzelf. Voor aandeelhouders, leden en financiers is dit het onderdeel waarmee zij de investeringspolitiek van het bestuur kunnen beoordelen: is er geïnvesteerd, is er alleen afgeschreven, of berust de stand van de vaste activa vooral op een herwaardering waarmee geen geldstroom gepaard ging?