Boek 2 Artikel 210 (2:210 BW)

Opmaken en vaststellen van de jaarrekening van een bv

Jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar der vennootschap, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vijf maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden, maakt het bestuur een jaarrekening op en legt het deze voor de aandeelhouders ter inzage ten kantore van de vennootschap. Indien van de vennootschap effecten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt als bedoeld in de Wet op het financieel toezicht, bedraagt de termijn vier maanden, tenzij artikel 5:25g, tweede of derde lid, van die wet van toepassing is. Deze termijn kan niet worden verlengd. Binnen deze termijn legt het bestuur ook het bestuursverslag ter inzage voor de aandeelhouders, tenzij de artikelen 396 lid 7, of 403 voor de vennootschap gelden. Het bestuur van de vennootschap waarop de artikelen 268 tot en met 271 en 274 van toepassing zijn, zendt de jaarrekening ook toe aan de in artikel 268 lid 11 bedoelde ondernemingsraad.
De jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders en door de commissarissen; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van reden melding gemaakt.
De jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering. Vaststelling van de jaarrekening strekt niet tot kwijting aan een bestuurder onderscheidenlijk commissaris.
Besluiten waarbij de jaarrekening wordt vastgesteld, worden in de statuten niet onderworpen aan de goedkeuring van een orgaan van de vennootschap of van derden.
Indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn, geldt ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en commissarissen tevens als vaststelling in de zin van lid 3, mits alle overige vergadergerechtigden in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening en met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd zoals bedoeld in artikel 238 lid 1. In afwijking van lid 3 strekt deze vaststelling tevens tot kwijting aan de bestuurders en commissarissen. De statuten kunnen de in de eerste zin bedoelde wijze van vaststelling van de jaarrekening uitsluiten.
De statuten bevatten geen bepalingen die toelaten dat voorschriften of bindende voorstellen voor de jaarrekening of enige post daarvan worden gegeven.
De statuten kunnen bepalen dat een ander orgaan van de vennootschap dan de algemene vergadering de bevoegdheid heeft te bepalen welk deel van het resultaat van het boekjaar wordt gereserveerd of hoe het verlies wordt verwerkt.
Onze Minister van Economische Zaken kan desverzocht om gewichtige redenen ontheffing verlenen van de verplichting tot het opmaken, het overleggen en het vaststellen van de jaarrekening. Geen ontheffing kan worden verleend ten aanzien van het opmaken van de jaarrekening van een vennootschap waarvan effecten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt als bedoeld in de Wet op het financieel toezicht.

Toelichting

Elke bv moet jaarlijks verantwoording afleggen over haar cijfers. Artikel 2:210 BW regelt de eerste twee stappen daarvan: het bestuur maakt de jaarrekening op en legt haar voor de aandeelhouders ter inzage, en daarna stelt de algemene vergadering haar vast. Het artikel bevat de termijnen, de ondertekening, de bijzondere regel voor de vennootschap waarin alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, en de verhouding tussen vaststelling en kwijting.

De termijn

Het bestuur heeft vijf maanden de tijd om de jaarrekening op te maken, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Bij bijzondere omstandigheden mag de algemene vergadering daar hoogstens vijf maanden bij optellen. Zijn er effecten van de vennootschap toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt, dan verkort dit artikel zelf de termijn tot vier maanden, zonder mogelijkheid van verlenging; die verkorting blijft achterwege als artikel 5:25g lid 2 of lid 3 van de Wet op het financieel toezicht van toepassing is. Binnen dezelfde termijn legt het bestuur ook het bestuursverslag ter inzage, tenzij de vennootschap onder een vrijstelling valt, bijvoorbeeld doordat een moedermaatschappij zich op grond van artikel 2:403 BW voor haar schulden aansprakelijk heeft gesteld. Geldt voor de vennootschap het structuurregime van de artikelen 2:268 tot en met 2:271 en 2:274 BW, dan gaat de opgemaakte jaarrekening daarnaast naar de ondernemingsraad.

Deze termijn is niet vrijblijvend. Zij bepaalt mede wanneer de jaarrekening bij het handelsregister moet worden gedeponeerd, en te laat deponeren is bij een faillissement een van de eerste dingen waar een curator naar kijkt. Het uitstelbesluit hoort dus daadwerkelijk te worden genomen door de vergadering en te worden vastgelegd, en niet stilzwijgend te worden aangenomen.

Ondertekening en vaststelling

De jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders en de commissarissen. Ontbreekt een handtekening, dan moet daarvan melding worden gemaakt met opgave van de reden; een bestuurder of commissaris die het niet eens is met de cijfers, wordt zo zichtbaar. Vaststellen doet de algemene vergadering. De wet voegt daaraan een belangrijke zin toe: die vaststelling betekent niet dat aan bestuurders of commissarissen kwijting is verleend. Wie decharge wil, moet daarover een apart besluit nemen.

De statuten mogen de vaststelling niet afhankelijk maken van goedkeuring door een ander orgaan of door derden, en zij mogen evenmin toelaten dat iemand voorschriften of bindende voorstellen geeft voor de jaarrekening of een post daarvan. De jaarrekening moet het beeld geven dat het bestuur verantwoordt, niet het beeld dat een aandeelhouder of financier voorschrijft.

De vennootschap waarin iedereen bestuurder is

Zijn alle aandeelhouders tegelijk bestuurder, dan geldt de ondertekening door alle bestuurders en commissarissen meteen als vaststelling. Voorwaarde is dat alle overige vergadergerechtigden, zoals certificaathouders met vergaderrecht, de opgemaakte jaarrekening hebben kunnen inzien en met deze manier van vaststellen hebben ingestemd. Anders dan bij de gewone vaststelling geldt deze wél als kwijting aan bestuurders en commissarissen. De statuten kunnen deze snelle route uitsluiten.

Reservering en ontheffing

De statuten kunnen bepalen dat een ander orgaan dan de algemene vergadering beslist welk deel van het resultaat wordt gereserveerd of hoe een verlies wordt verwerkt. Tot slot kan de Minister van Economische Zaken op verzoek om gewichtige redenen ontheffing verlenen van de plicht de jaarrekening op te maken, over te leggen en vast te stellen. Voor een vennootschap met effecten op een gereglementeerde markt kan die ontheffing niet worden gegeven voor het opmaken.

Een voorbeeld: in een bv met twee aandeelhouders die beiden bestuurder zijn, tekenen beiden de jaarrekening; daarmee is zij vastgesteld en hebben zij elkaar kwijting verleend. Is er daarnaast een certificaathouder met vergaderrecht die niets heeft gezien, dan werkt die route niet en moet er alsnog een vergadering komen.

In de praktijk

Zet de termijn in de agenda aan het begin van het boekjaar, neem een uitdrukkelijk verlengingsbesluit als het niet lukt, en scheid vaststelling en decharge in de notulen. Voor bestuurders is dat laatste van belang: zonder apart besluit is er geen kwijting, en met kwijting zijn niet alle vormen van aansprakelijkheid van tafel.

Redactionele toelichting . Geen juridisch advies.