Boek 2 Artikel 233 (2:233 BW)

Een statutenwijziging mag nooit als verrassing komen. Artikel 2:233 BW schrijft daarom twee dingen voor: het voorstel wordt vermeld in de oproeping voor de vergadering, en degenen die hebben opgeroepen leggen tegelijkertijd een afschrift van het voorstel ter inzage op het kantoor van de vennootschap, met de voorgestelde wijziging woordelijk erin. Iedere aandeelhouder kan daarvan tot het einde van de vergadering kennisnemen en er kosteloos een afschrift van krijgen.

De aankondiging

In de oproeping moet staan dat er een voorstel tot statutenwijziging wordt gedaan. Dat is meer dan een agendapunt met de tekst statuten: de aandeelhouder moet aan de aankondiging kunnen zien dat de spelregels van zijn vennootschap ter discussie staan. Zonder die vermelding kan over de wijziging niet rechtsgeldig worden besloten, want daarvoor gelden de regels over besluiten buiten de aangekondigde onderwerpen: alleen als alle vergadergerechtigden instemmen en bestuurders en commissarissen advies hebben kunnen geven, kan het toch.

Woordelijk ter inzage

De tekst van de wijziging moet woordelijk beschikbaar zijn. Een samenvatting van de strekking is niet genoeg, en dat is terecht: bij statuten zit het verschil vaak in één woord, bijvoorbeeld tussen goedkeuring en advies, of tussen kan en moet. Het afschrift ligt op het kantoor van de vennootschap vanaf het moment van de oproeping tot het einde van de vergadering. Degenen die hebben opgeroepen, zijn hiervoor verantwoordelijk; dat kan het bestuur zijn, de raad van commissarissen of degene die door de rechter is gemachtigd.

Het recht op een gratis afschrift

Van de dag van nederlegging tot die van de vergadering moet iedere aandeelhouder een afschrift van het voorstel kunnen krijgen, en dat afschrift is kosteloos. De vennootschap mag daar dus geen kopieerkosten voor rekenen en mag ook niet eisen dat men langskomt om het in te zien zonder het mee te mogen nemen. Alles wat over aandeelhouders is bepaald, geldt ook voor anderen aan wie vergaderrecht toekomt, zoals certificaathouders met dat recht.

Een voorbeeld: een bv wil haar statuten wijzigen om een aanbiedingsregeling voor aandelen in te voeren. In de oproeping staat alleen wijziging statuten, zonder tekst, en het voorstel ligt pas twee dagen voor de vergadering klaar. Een aandeelhouder die de wijziging onwelgevallig vindt, kan dan aanvoeren dat hij zich niet heeft kunnen voorbereiden; het besluit staat op losse schroeven en de notaris zal aarzelen de akte te passeren.

Waarom dit zo strikt is

Statuten werken door in alles: de overdraagbaarheid van aandelen, de benoeming van bestuurders, de winstverdeling, de manier waarop besluiten worden genomen. Een aandeelhouder die pas in de vergadering hoort wat er verandert, kan geen advies inwinnen en geen tegenvoorstel doen. De wetgever heeft daarom van de aankondiging en de terinzagelegging harde voorwaarden gemaakt en niet slechts een aanbeveling.

In de praktijk

Stuur het volledige voorstel mee met de oproeping; dat is eenvoudiger dan bewijzen dat het ter inzage lag. Vermeld in de oproeping waar en wanneer het stuk beschikbaar is en dat een afschrift gratis is. Voor de aandeelhouder: vraag het stuk direct op en leg vast wanneer u het kreeg, want die datum is later het bewijs of de vennootschap zich aan dit artikel heeft gehouden.