Boek 2 Artikel 49 (2:49 BW)

Voor verenigingen die een onderneming van enige omvang in stand houden, geldt een zwaarder verantwoordingsregime dan de gewone jaarstukken. Zij vallen onder de jaarrekeningtitel van dit boek, op de voet van artikel 2:360 BW, derde lid. Voor die verenigingen bepaalt dit artikel dat het bestuur binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening opmaakt, die voor de leden ter inzage legt, en haar door de algemene vergadering laat vaststellen.

Opmaken en ter inzage leggen

Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen zes maanden na afloop van het boekjaar en legt haar op het kantoor van de vereniging ter inzage voor de leden. Die termijn kan door de algemene vergadering met ten hoogste vier maanden worden verlengd, maar alleen op grond van bijzondere omstandigheden. Binnen dezelfde termijn legt het bestuur ook het bestuursverslag ter inzage, tenzij voor de vereniging een vrijstelling geldt die de jaarrekeningtitel kent.

Ondertekening

De jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders en door de commissarissen. Ontbreekt een handtekening, dan wordt daarvan melding gemaakt met opgave van de reden. Wie niet tekent, moet dus kleur bekennen, en de leden kunnen zien dat er binnen bestuur of toezicht verschil van inzicht bestond over de cijfers.

Vaststelling door de algemene vergadering

Het vaststellen van de jaarrekening is aan de algemene vergadering; die vergadering moet het bestuur beleggen binnen een maand nadat de termijn voor het opmaken is verstreken. De wet voegt er een belangrijke zin aan toe: vaststelling van de jaarrekening strekt niet tot kwijting van een bestuurder of commissaris. Wie denkt dat hij met een vastgestelde jaarrekening van zijn aansprakelijkheid af is, vergist zich; decharge is een apart besluit dat de vergadering apart moet nemen.

Reserves en ontheffing

Een tekort mag alleen ten laste van de door de wet voorgeschreven reserves worden gebracht voor zover de wet dat toestaat. Verder kan de minister van Economische Zaken op verzoek om gewichtige redenen ontheffing verlenen van de verplichting om de jaarrekening op te maken, over te leggen en vast te stellen. Op zo'n verzoek is de regeling uit de Algemene wet bestuursrecht van toepassing die inhoudt dat de gevraagde ontheffing van rechtswege is verleend als de minister niet binnen de geldende termijn beslist. Die ontheffing is bedoeld voor uitzonderingsgevallen.

Voor deze verenigingen geldt de gewone verantwoordingsplicht met bestuursverslag en balans niet; de jaarrekening komt daarvoor in de plaats. Wat wel blijft gelden is de regeling over de commissie uit de leden: ontbreken commissarissen en een accountantsverklaring, dan onderzoekt zo'n commissie de stukken die op grond van dit artikel worden overgelegd en brengt zij verslag uit aan de vergadering.

Een grote hobbyvereniging exploiteert een winkel en een horecagelegenheid met een aanzienlijke omzet. Zij valt daarmee onder de jaarrekeningregels. Het bestuur kan niet volstaan met een overzichtje van inkomsten en uitgaven: er moet een jaarrekening komen, die ter inzage ligt en die door de leden wordt vastgesteld in een vergadering die op tijd wordt gehouden.

In de praktijk

Ga eerst na of uw vereniging onder dit regime valt; dat bepaalt welke stukken u moet maken. Plan de vergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld ruim binnen de termijn, en vraag verlenging alleen als er werkelijk bijzondere omstandigheden zijn. En agendeer decharge apart, want de vaststelling zelf geeft die niet.