Boek 2 Artikel 314 (2:314 BW)

Een fusie raakt veel meer mensen dan alleen de besturen die haar bedenken. Daarom moet zij in de openbaarheid komen voordat er wordt besloten. Dit artikel regelt welke stukken voor iedereen raadpleegbaar zijn, welke stukken alleen de eigen kring van de rechtspersoon kan inzien, en hoe de buitenwereld te weten komt dat de stukken er liggen.

Wat iedereen kan raadplegen

Elke te fuseren rechtspersoon legt bij het handelsregister neer, of maakt daar langs elektronische weg openbaar:

• het voorstel tot fusie;
• de laatste drie vastgestelde jaarrekeningen of andere financiële verantwoordingen, met de accountantsverklaring, voor zover die stukken ter inzage liggen of moeten liggen; het gaat om de jaarstukken van alle te fuseren rechtspersonen;
• de jaarverslagen over de laatste drie afgesloten jaren, onder hetzelfde voorbehoud;
• tussentijdse vermogensopstellingen of niet vastgestelde jaarrekeningen, voor zover die op grond van artikel 2:313 lid 2 BW nodig zijn en de jaarrekening van de rechtspersoon ter inzage moet liggen.

Vervolgens kondigen de fuserende rechtspersonen in een landelijk verspreid dagblad aan dat de stukken zijn neergelegd of raadpleegbaar zijn. De aankondiging vermeldt in welke openbare registers dat is gebeurd en op welk adres de stukken voor de eigen kring liggen of elektronisch toegankelijk zijn. Met die aankondiging begint de termijn van een maand waarin schuldeisers op grond van artikel 2:316 BW verzet kunnen doen.

Wat de eigen kring kan inzien

Tegelijk met de neerlegging bij het register legt het bestuur een uitgebreider pakket neer op het kantoor van de rechtspersoon, of als er geen kantoor is aan de woonplaats van een bestuurder, of maakt het dat elektronisch toegankelijk. Daarin zitten ook jaarrekeningen en jaarverslagen die niet openbaar hoeven te zijn, en de toelichtingen van de besturen op het voorstel. Leden, aandeelhouders en houders van een bijzonder recht, zoals een winstrecht of een recht om aandelen te nemen, kunnen die stukken inzien tot de fusie en daarna nog zes maanden op het adres van de verkrijgende rechtspersoon. Zij kunnen er kosteloos een afschrift van krijgen; elektronisch mag als een lid of aandeelhouder daarmee instemt, en een afschrift is niet nodig als zij zelf een elektronisch exemplaar kunnen opslaan.

Werknemers

Brengt de ondernemingsraad of medezeggenschapsraad, of een vereniging van werknemers met werknemers van de rechtspersoon of van een dochtermaatschappij onder haar leden, schriftelijk advies of opmerkingen uit, dan komen die stukken bij het pakket op het kantooradres. Dat gebeurt tegelijk met het voorstel of meteen na ontvangst, en voor de inzage en afschriften gelden dezelfde regels.

Stichtingen en gewijzigde voorstellen

Voor stichtingen gelden het tweede en het vierde lid niet: zij hoeven geen pakket op kantoor ter inzage te leggen en ook de neerlegging van adviezen van werknemersvertegenwoordigers geldt voor hen niet. Passen de besturen het voorstel later aan, dan zijn de leden 1 tot en met 4 op het gewijzigde voorstel van overeenkomstige toepassing: neerlegging, terinzagelegging en aankondiging volgen dan opnieuw.

Een voorbeeld. Twee onderwijsinstellingen in verenigingsvorm fuseren. Zij deponeren voorstel en jaarstukken, leggen het volledige pakket met de toelichtingen op kantoor ter inzage voor hun leden en plaatsen een aankondiging in een landelijk dagblad. Het advies van de medezeggenschapsraad wordt bij die stukken gevoegd, zodat de leden dat vóór de stemming kunnen lezen.

In de praktijk

Maak een checklist van de stukken die naar het handelsregister gaan en van het bredere pakket voor de eigen kring, en leg vast op welke datum alles is neergelegd en wanneer de advertentie is verschenen; daarvan hangen de termijnen af die daarna gaan lopen. Bewaar het bewijs van de advertentie. En houd er bij de planning rekening mee dat een wijziging van het voorstel een nieuwe ronde van neerlegging en aankondiging meebrengt.