Boek 2 Artikel 225 (2:225 BW)

Wie naar een vergadering moet, heeft tijd nodig om zich voor te bereiden. Artikel 2:225 BW zet daar een ondergrens onder: de oproeping vindt niet later plaats dan op de achtste dag vóór die van de vergadering. Is die termijn korter geweest, of is er helemaal niet opgeroepen, dan kunnen er geen wettige besluiten worden genomen, tenzij alle vergadergerechtigden ermee instemmen dat er toch wordt besloten en bestuurders en commissarissen vooraf advies hebben kunnen geven.

De termijn

Het rekenpunt is de vergaderdag zelf. Vergadert de bv op vrijdag de zestiende, dan moet de oproeping uiterlijk op donderdag de achtste worden gedaan; een oproeping op vrijdag de negende is te laat. Het is een minimum: de statuten kunnen een langere termijn voorschrijven. Op deze achtdagentermijn maakt het artikel zelf een voorbehoud voor het bepaalde in de derde zin van artikel 2:221 lid 1 BW.

Het gevolg van een te late oproeping

De wet behandelt een te korte oproeping en het geheel uitblijven ervan op dezelfde manier: in beide gevallen kunnen geen wettige besluiten worden genomen. Wie dus een ontslag, een statutenwijziging of een uitgifte doorzet in een haastig belegde vergadering, neemt een besluit dat aan een gebrek lijdt en dat bij de rechter ter discussie kan worden gesteld. Hoe zo'n gebrek in een concreet geval wordt aangepakt, hangt af van de algemene regels over de geldigheid van besluiten in titel 2.1 BW. Voor een aandeelhouder die door een vergadering wordt verrast, is de vraag op welke dag is opgeroepen daarom een eerste aanknopingspunt.

De uitweg met instemming van iedereen

Snel handelen kan wel, maar alleen met medewerking van alle betrokkenen. Twee eisen gelden tegelijk. Ten eerste moeten alle vergadergerechtigden ermee instemmen dat de besluitvorming plaatsvindt: alle aandeelhouders, en ook certificaathouders met vergaderrecht en vruchtgebruikers of pandhouders met vergaderrecht. Eén persoon die niet instemt, blokkeert de route. Ten tweede moeten de bestuurders en commissarissen vooraf in de gelegenheid zijn gesteld advies uit te brengen; zij beslissen niet mee, maar zij mogen wel hun oordeel geven.

Een vormvoorschrift voor de instemming bevat het artikel niet; het eist alleen dat alle vergadergerechtigden ermee hebben ingestemd dat de besluitvorming plaatsvindt. De instemming gaat over het feit dat er wordt besloten, niet over de inhoud: wie instemt met behandeling, kan vervolgens nog tegen het voorstel stemmen.

Een voorbeeld: een bv moet met spoed een financieringsvoorstel goedkeuren en belegt binnen drie dagen een vergadering. Twee van de drie aandeelhouders zijn het eens, de derde reageert niet. Het besluit dat dan wordt genomen, voldoet niet aan de eisen van dit artikel; had ook de derde ermee ingestemd dat het besluit werd genomen, en hadden bestuurders en commissarissen vooraf advies kunnen geven, dan had de korte termijn niet aan geldige besluitvorming in de weg gestaan.

In de praktijk

De termijn wordt teruggerekend vanaf de vergaderdatum; daarvoor moet kunnen worden vastgesteld op welke dag de oproeping is gedaan. Daarnaast is van belang of de statuten een langere termijn kennen. Moet er sneller worden vergaderd, dan is de instemming nodig van iedereen met vergaderrecht, en moeten bestuurders en commissarissen de gelegenheid krijgen hun advies te geven.