Boek 2 Artikel 227b (2:227b BW)

Soms weet een aandeelhouder al hoe hij wil stemmen, maar kan hij op de dag zelf niet meedoen. Artikel 2:227b BW maakt het mogelijk dat hij zijn stem alvast uitbrengt. De statuten kunnen bepalen dat stemmen die vóór de vergadering langs elektronische weg worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. Daaraan is één harde grens verbonden: die stem mag niet eerder zijn uitgebracht dan op de dertigste dag voor die van de vergadering.

Waarom een statutaire grondslag nodig is

Zonder bepaling in de statuten bestaat deze mogelijkheid niet. Een bestuur kan dus niet op eigen initiatief een stemformulier rondsturen en die uitkomsten meetellen. Wil een vennootschap deze route openen, dan moeten haar statuten daarin voorzien.

De grens van dertig dagen

Een stem die eerder dan dertig dagen voor de vergadering is uitgebracht, telt niet mee.

Het artikel staat naast artikel 2:227a BW, dat de statuten toestaat deelname aan de vergadering zelf langs elektronische weg mogelijk te maken. Een vennootschap kan dus kiezen voor stemmen vooraf, voor elektronische deelname tijdens de vergadering, of voor beide.

Wat de gelijkstelling betekent

De gelijkstelling is voor de uitslag beslissend: de vooraf uitgebrachte stem telt mee bij het bepalen van de meerderheid, precies alsof zij in de zaal was uitgebracht. De wet zegt niets over de vraag of het kapitaal van wie vooraf stemde meetelt voor een statutaire eis dat een bepaald deel van het kapitaal is vertegenwoordigd.

Een voorbeeld: een bv met vijftien aandeelhouders, van wie er veel niet meer in het bedrijf werken, neemt deze mogelijkheid op in haar statuten. Bij de jaarvergadering brengt een deel van hen drie weken vooraf digitaal zijn stem uit over de vaststelling van de jaarrekening. Die stemmen tellen mee alsof zij op de vergadering waren uitgebracht. Een stem die een aandeelhouder vijf weken voor de vergadering had uitgebracht, zou niet meetellen.

In de praktijk

Een statutaire regeling kan naast de gelijkstelling ook de uitvoering regelen, zoals de wijze van identificatie en het moment tot wanneer kan worden gestemd. Een duidelijke vermelding in de oproeping van de periode waarin vooraf kan worden gestemd, en bewaring van de digitale stemmen, maken de uitslag later controleerbaar.