Boek 2 Artikel 219 (2:219 BW)

Een vergadering ontstaat niet vanzelf: iemand moet haar bijeenroepen, en dat mag niet iedereen. Artikel 2:219 BW wijst twee organen aan die daartoe altijd bevoegd zijn, het bestuur en de raad van commissarissen, en laat toe dat de statuten die bevoegdheid ook aan anderen geven.

Bestuur en raad van commissarissen

Beide organen zijn zelfstandig bevoegd. De raad van commissarissen hoeft dus niet te wachten op het bestuur en heeft ook geen instemming van het bestuur nodig. De wet maakt tussen beide geen rangorde.

Wat de statuten kunnen toevoegen

Ook anderen kunnen deze bevoegdheid krijgen, als de statuten dat regelen. Dat geeft zo'n partij een zelfstandige ingang, naast de wettelijke weg van verzoek en rechterlijke machtiging.

Zwijgen de statuten, dan geldt alleen de wettelijke regel en kunnen uitsluitend bestuur en raad van commissarissen oproepen.

Wat als een onbevoegde oproept

Een oproeping door iemand die daartoe niet bevoegd is, voldoet niet aan dit artikel. Welk gevolg dat heeft voor de besluiten die in zo'n vergadering worden genomen, regelt dit artikel zelf niet.

Voor de aandeelhouder die iets behandeld wil krijgen terwijl het bestuur niet meewerkt, is zelf een oproepingsbrief rondsturen dus geen begaanbare weg. Wil hij enkel bereiken dat een bepaald punt geagendeerd wordt, dan biedt artikel 2:224a BW het lichtste middel. Gaat het hem om een vergadering als zodanig, dan loopt dat via het verzoek van artikel 2:220 BW, gericht tot beide organen die tot bijeenroeping bevoegd zijn, en zo nodig daarna via een machtiging van de voorzieningenrechter.

Een voorbeeld: in een bv met een raad van commissarissen weigert de bestuurder een vergadering te beleggen omdat hij vreest voor zijn ontslag. De raad kan dan zelf oproepen; hij hoeft niet naar de rechter en heeft de medewerking van de bestuurder niet nodig.

In de praktijk

Bij elke vergadering is van belang wie de oproeping doet en of dat in de stukken zichtbaar is. Of naast bestuur en raad van commissarissen nog anderen bevoegd zijn, blijkt uitsluitend uit de statuten. Een oproeping door het orgaan waarvan de bevoegdheid rechtstreeks uit de wet volgt, laat over dat punt geen discussie bestaan.