Boek 2 Artikel 27 (2:27 BW)

Een vereniging kan bij notariële akte worden opgericht, en dan gelden de voorschriften van dit artikel. Zij bepalen in welke taal de akte wordt opgesteld, hoe een volmacht moet worden verleend, en welke onderwerpen in elk geval in de statuten moeten staan. De notaris moet erop toezien dat aan die eisen is voldaan, en verzuimt hij dat, dan is hij persoonlijk aansprakelijk tegenover wie daardoor schade lijdt.

Taal en volmacht

De akte wordt verleden in het Nederlands. Heeft de vereniging haar zetel in de provincie Fryslân, dan mag de akte ook in het Fries worden opgemaakt. Kan een oprichter niet zelf bij de notaris verschijnen, dan kan hij iemand machtigen, maar die volmacht moet schriftelijk zijn verleend. Een mondelinge machtiging volstaat dus niet, hoe duidelijk de afspraak ook is.

Wat er in de statuten moet staan

De akte bevat de statuten, en de wet somt op wat die ten minste moeten inhouden.

• Naam en zetel — de naam van de vereniging en de Nederlandse gemeente waar zij haar zetel heeft.
• Het doel — waarvoor de vereniging bestaat.
• De verplichtingen van de leden — wat leden tegenover de vereniging moeten, of op welke manier zulke verplichtingen kunnen worden opgelegd.
• De bijeenroeping van de algemene vergadering — hoe leden worden opgeroepen, wat later bepaalt of een besluit rechtsgeldig tot stand kwam.
• Benoeming en ontslag van bestuurders — wie het bestuur aanwijst en wie het naar huis kan sturen.

- De bestemming van een batig saldo bij ontbinding — waar het overschot naartoe gaat, of hoe die bestemming wordt vastgesteld.

De rol en de aansprakelijkheid van de notaris

De notaris ten overstaan van wie de akte wordt verleden, moet ervoor zorgen dat de akte aan deze eisen voldoet. Dat is meer dan een formaliteit: gaat er iets mis en lijdt iemand daardoor schade, dan is de notaris daarvoor persoonlijk aansprakelijk. De wetgever legt de controle dus bij de professional, omdat oprichters zelden kunnen overzien welke bepalingen later beslissend blijken.

Een buurtvereniging laat statuten opstellen waarin niets staat over de manier waarop de algemene vergadering wordt bijeengeroepen. Jaren later ontstaat ruzie over een besluit dat op een slecht aangekondigde vergadering is genomen. Zonder statutaire regeling is onduidelijk wat er had moeten gebeuren, en juist daarom eist de wet dat dit onderwerp in de akte wordt geregeld.

In de praktijk

Neem de zes verplichte onderwerpen serieus; het zijn precies de punten waarover later conflicten ontstaan. Denk vooraf na over de bestemming van een eventueel overschot, want die keuze is bij een opheffing niet meer vrijblijvend. En regel volmachten schriftelijk als niet iedereen bij de notaris kan zijn, zodat de akte niet op een vormfout strandt.