Boek 2 Artikel 221 (2:221 BW)

Als het bestuur en de raad van commissarissen een verzoek om een vergadering laten liggen, kan de aandeelhouder naar de voorzieningenrechter van de rechtbank. Artikel 2:221 BW beschrijft die procedure: wanneer de machtiging wordt gegeven, wanneer zij wordt geweigerd, wat de rechter er verder bij mag regelen, en waarom een oproeping op grond van zo'n machtiging altijd geldig is. Het is een korte, snelle procedure, bedoeld om een patstelling te doorbreken.

Wat de verzoeker moet aantonen

De rechter beslist na verhoor of oproeping van de vennootschap; die krijgt dus de kans haar kant van het verhaal te vertellen. De verzoekers moeten summierlijk doen blijken dat aan de voorwaarden van het vorige artikel is voldaan — het vereiste deel van het kapitaal, het schriftelijke verzoek met de onderwerpen, het uitblijven van uitvoering — en dat zij een redelijk belang hebben bij het houden van de vergadering. Summierlijk wil zeggen dat een aannemelijk verhaal met stukken volstaat; er komt geen uitgebreid bewijs aan te pas.

Wanneer het verzoek wordt afgewezen

De rechter wijst af als een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich tegen het houden van de vergadering verzet. Dat is dezelfde smalle uitzondering die ook geldt voor het verzoek aan bestuur en commissarissen. Het gaat om een belang van de vennootschap zelf, bijvoorbeeld dat een vergadering op dit moment een lopende financiering of onderhandeling onherstelbaar zou schaden. Ongemak voor de bestuurder is geen zwaarwichtig belang.

Wat de rechter erbij regelt

Verleent hij de machtiging, dan stelt hij zelf de vorm en de termijnen voor de oproeping vast. Daarmee ligt vast hoe en wanneer er moet worden opgeroepen, zodat daarover achteraf geen discussie kan ontstaan. Hij kan bovendien iemand aanwijzen die de leiding van de vergadering krijgt. Die mogelijkheid is in verstoorde verhoudingen belangrijk: een onafhankelijke voorzitter zorgt ervoor dat de agenda wordt afgewerkt, dat stemmen correct worden geteld en dat er notulen komen die niemand achteraf kan bestrijden.

De oproeping is en blijft geldig

De oproeping vermeldt dat zij op grond van een rechterlijke machtiging plaatsvindt. Daaraan verbindt de wet een stevig gevolg: zo'n oproeping is rechtsgeldig, ook als later blijkt dat de machtiging ten onrechte is verleend. Wie op de vergadering verschijnt, hoeft dus niet te vrezen dat alle besluiten achteraf onderuitgaan omdat de rechter het bij het verkeerde eind had. Tegen de beschikking van de voorzieningenrechter staat verder geen rechtsmiddel open, behalve cassatie in het belang der wet.

Een voorbeeld: twee zussen houden ieder de helft van de aandelen in de bv van hun vader; één van hen bestuurt en weigert te vergaderen. De ander krijgt de machtiging en vraagt de rechter meteen een onafhankelijke voorzitter aan te wijzen. In de vergadering wordt over de jaarrekening gestemd; de stemmen staken, maar dat is dan een inhoudelijk probleem en geen procedureel.

In de praktijk

Verzamel vooraf de stukken die de drempel en het onbeantwoorde verzoek aantonen, en vraag om een onafhankelijke voorzitter als de verhoudingen slecht zijn. Volg de vorm en de termijnen die de rechter vaststelt letterlijk. Voor de vennootschap geldt: verweer voeren heeft alleen zin met een concreet belang van de vennootschap, niet met de stelling dat een vergadering ongelegen komt.