Boek 2 Artikel 234 (2:234 BW)

Een besluit van de algemene vergadering is niet genoeg om de statuten te veranderen. Artikel 2:234 BW eist dat van de wijziging een notariële akte wordt opgemaakt, op straffe van nietigheid. Zonder die akte is er dus geen wijziging: de oude statuten blijven gelden, hoe eensgezind het besluit ook was. De akte wordt in beginsel in het Nederlands verleden, en het bestuur mag haar laten passeren zonder daarvoor een aparte machtiging nodig te hebben.

Twee vormen van de akte

De akte kan bestaan uit een notarieel proces-verbaal van de vergadering waarin de wijziging is aangenomen — de notaris is dan aanwezig en legt ter plaatse vast wat er is besloten — of uit een akte die later wordt verleden. Die tweede vorm is de gebruikelijke: de vergadering besluit, en daarna gaat iemand naar de notaris om de nieuwe statuten te laten vastleggen.

Het bestuur is bevoegd de akte te laten verlijden, ook zonder dat de algemene vergadering het daartoe heeft gemachtigd. Dat voorkomt dat een aangenomen wijziging blijft hangen omdat er geen machtiging is verleend. In de praktijk wordt vaak toch iemand aangewezen, meestal een medewerker van het notariskantoor, maar dat is een kwestie van gemak en niet van bevoegdheid.

De taal

De akte wordt in het Nederlands verleden. Daarop bestaat één uitzondering: is de vennootschap opgericht bij elektronische notariële akte die in het Engels is verleden, en is de taal van de statuten daarna niet gewijzigd, dan mag ook de akte van statutenwijziging in het Engels worden verleden. Buiten dat geval helpt het niet dat alle betrokkenen Engelstalig zijn; de akte moet dan in het Nederlands.

Wat er in de akte moet staan

Wordt bij de wijziging het maatschappelijk kapitaal aangepast, dan vermeldt de akte welk deel daarvan is geplaatst. Zo blijft uit de openbare stukken kenbaar hoeveel aandelen er werkelijk zijn uitgegeven, en niet alleen hoeveel er maximaal kunnen worden uitgegeven. Dat is voor schuldeisers en voor toetredende aandeelhouders een wezenlijk gegeven.

De sanctie van nietigheid

Nietigheid betekent dat de wijziging nooit heeft bestaan. Dat kan jaren later opduiken: bij een overname loopt een koper de statutenhistorie na en ontdekt dat een wijziging alleen in de notulen staat en nooit in een akte is vastgelegd. Alle besluiten die sindsdien op de gewijzigde regels zijn gebaseerd — benoemingen, uitgiften, overdrachten — komen dan ter discussie te staan. Het herstellen daarvan kost veel tijd en soms de medewerking van mensen die inmiddels vertrokken zijn.

Een voorbeeld: een bv besluit haar boekjaar en haar bestuursmodel te wijzigen en past haar interne stukken meteen aan, maar door drukte gaat niemand naar de notaris. Formeel is er niets veranderd. De jaarrekening wordt over een verkeerd boekjaar opgemaakt en de benoeming van een niet-uitvoerend bestuurder mist grondslag.

In de praktijk

Plan de gang naar de notaris meteen bij het besluit, en laat het notariskantoor de conceptakte al klaarleggen voordat de vergadering plaatsvindt. Controleer of de tekst van de akte overeenkomt met het voorstel dat ter inzage lag, want een akte die daarvan afwijkt, roept de vraag op of het besluit die wijziging wel dekt. En bewaar de doorlopende tekst van de statuten na elke wijziging bij de vennootschapsstukken.