Artikel 2:117c BW: Ontvangstbevestiging van een elektronisch uitgebrachte stem

Wie op afstand stemt, ziet niet wat er met zijn stem gebeurt. Dit korte artikel dicht dat gat: de vennootschap stuurt een elektronische ontvangstbevestiging aan degene die langs elektronische weg heeft gestemd. De stemmer weet daarmee dat zijn stem is aangekomen.

Een plicht van de vennootschap

De bevestiging is geen service maar een wettelijke verplichting, en zij rust op de vennootschap. Er is geen verzoek van de stemmer voor nodig en de statuten kunnen de plicht niet wegnemen. Zij geldt voor stemmen die elektronisch zijn uitgebracht, of dat nu vooraf gebeurt volgens artikel 2:117b BW of tijdens de vergadering via deelname op afstand volgens artikel 2:117a BW.

Wat de bevestiging wel en niet zegt

• Wel: dat de stem door de vennootschap is ontvangen.
• Niet: hoe er is gestemd of hoe de stem is meegeteld bij de uitslag.

- Niet: dat de stemmer ook werkelijk stemgerechtigd was; die vraag wordt beoordeeld aan de hand van de registratie.

Waarom dit ertoe doet

Bij een stem die in de zaal wordt uitgebracht, is de aanwezigheid zelf het bewijs. Bij elektronisch stemmen kan een bericht in een spamfilter belanden, kan een verbinding wegvallen of kan een systeem een invoer weigeren. De ontvangstbevestiging maakt zichtbaar of dat is gebeurd: blijft zij uit, dan weet de stemmer dat hij actie moet ondernemen, bijvoorbeeld door opnieuw te stemmen of contact op te nemen met de vennootschap.

Daarmee heeft de bevestiging ook waarde als bewijs achteraf. Meent een aandeelhouder dat zijn stem ten onrechte niet is meegeteld bij een besluit dat met een klein verschil is aangenomen, dan kan hij met de bevestiging aantonen dat zijn stem in ieder geval bij de vennootschap is binnengekomen.

Een voorbeeld. Een aandeelhouder van een beursgenoteerde nv brengt drie weken voor de vergadering zijn stem uit via het stemportaal. Hij ontvangt daarvan geen bevestiging. Dat is voor hem het signaal om te controleren of zijn stem is doorgekomen, in plaats van er tot na de vergadering op te vertrouwen dat alles goed is gegaan.

In de praktijk

Voor het bestuur betekent dit dat het stemsysteem de bevestiging automatisch moet versturen en dat de vennootschap moet kunnen laten zien dat dit is gebeurd. Voor een aandeelhouder is de regel eenvoudig: bewaar de bevestiging tot na de vergadering, en trek aan de bel als zij uitblijft.