Artikel 2:335d BW: De schriftelijke toelichting bij een grensoverschrijdende omzetting

Naast het formele voorstel tot omzetting moet het bestuur uitleggen waarom het dit wil en wat het betekent. Dit artikel bepaalt wat er in die schriftelijke toelichting hoort, hoe zij is verdeeld over een deel voor de aandeelhouders en een deel voor de werknemers, wanneer een deel achterwege mag blijven en op welk moment de stukken beschikbaar moeten zijn.

De algemene uitleg

Het bestuur zet de redenen voor de omzetting uiteen, beschrijft de verwachte gevolgen voor de werkzaamheden van de vennootschap en licht het geheel toe vanuit juridisch, economisch en sociaal oogpunt. Die drie invalshoeken dwingen tot meer dan een zakelijke mededeling: het gaat om de vraag wat er verandert voor de rechtspositie, voor de bedrijfsvoering en voor de mensen. Het stuk kent twee delen, één gericht op de kapitaalverschaffers en één op het personeel; in plaats daarvan mag het bestuur ook twee afzonderlijke stukken maken.

Het deel voor de aandeelhouders

Dit deel gaat over geld. Het legt uit met welke methode of methoden de vergoeding per aandeel is bepaald voor de aandeelhouder die uittreedt, of die methode in dit geval passend is en tot welke uitkomst zij leidt. Zijn er meerdere methoden gebruikt, dan moet worden ingegaan op de vraag of hun onderlinge gewicht maatschappelijk aanvaardbaar is.

• Knelpunten: bijzondere moeilijkheden bij de waardering en bij het kiezen van de methode worden benoemd.
• Gevolgen: wat de omzetting voor de aandeelhouders betekent.
• Rechtsmiddelen: welke rechten zij hebben en wat zij kunnen doen als zij de vergoeding te laag vinden.

Dit deel is niet nodig als de aandeelhouders er samen mee instemmen, of als alle aandelen, buiten de aandelen die de vennootschap zelf of haar dochtermaatschappijen houden, in handen van één aandeelhouder zijn.

Het deel voor de werknemers

Voor de werknemers beschrijft het bestuur de gevolgen voor de arbeidsrelaties en de maatregelen die worden genomen om die relaties te borgen, of er wezenlijke veranderingen komen in de arbeidsvoorwaarden of in de plaatsen waar de vennootschap is gevestigd, en hoe die punten doorwerken bij dochtermaatschappijen. Dit deel kan achterwege blijven als de vennootschap en haar eventuele dochtermaatschappijen in het geheel geen personeel hebben, of als iedereen die daar werkt tot het bestuur behoort; het personeelsbestand van de dochters telt dus mee. Hoeven beide delen niet te worden gegeven, dan is er helemaal geen schriftelijke toelichting nodig.

De termijn van zes weken

De toelichting en, als die er al is, het omzettingsvoorstel moeten uiterlijk zes weken voor de dag van het omzettingsbesluit ten minste elektronisch toegankelijk zijn voor de aandeelhouders en voor de ondernemingsraad of de werknemers. Heeft de ondernemingsraad of een vakvereniging met leden bij de vennootschap of een dochtermaatschappij schriftelijk advies of opmerkingen ingediend, dan wordt dat stuk aan de toelichting gehecht.

Een voorbeeld. Een familiebedrijf wil zijn bv omzetten in een kapitaalvennootschap in een buurland omdat de tweede generatie daar woont. Een tante die tegen is, leest in de toelichting welke waarderingsmethode is gebruikt en wat haar aandelen daarmee opleveren. Op grond daarvan bereidt zij haar verzoek om een vergoeding voor, ruim voordat er wordt gestemd.

In de praktijk

Voor het bestuur is de toelichting het stuk waarmee het de vergadering overtuigt en waarmee het zich later verantwoordt. Voor aandeelhouders is het de basis om te beoordelen of het bod redelijk is. Voor de ondernemingsraad is het het aanknopingspunt om te reageren, met de zekerheid dat zijn schriftelijke reactie aan de toelichting wordt gehecht en dus meegaat naar de besluitvorming.