Boek 2 Artikel 38 (2:38 BW)

Toegang, stemrecht en elektronisch stemmen in de ledenvergadering

Behoudens het in het volgende artikel bepaalde, hebben alle leden die niet geschorst zijn, toegang tot de algemene vergadering en hebben daar ieder één stem; een geschorst lid heeft toegang tot de vergadering waarin het besluit tot schorsing wordt behandeld, en is bevoegd daarover het woord te voeren. De statuten kunnen aan bepaalde leden meer dan één stem toekennen.
Tenzij de statuten anders bepalen, treden de voorzitter en de secretaris van het bestuur of hun vervangers, als zodanig ook op bij de algemene vergadering.
De statuten kunnen bepalen dat personen die deel uitmaken van andere organen der vereniging en die geen lid zijn, in de algemene vergadering stemrecht kunnen uitoefenen. Het aantal der door hen gezamenlijk uitgebrachte stemmen zal echter niet meer mogen zijn dan de helft van het aantal der door de leden uitgebrachte stemmen.
Tenzij de statuten anders bepalen, kan iemand die krachtens lid 1 of lid 3 stemgerechtigd is, aan een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem.
Aan de eis van schriftelijkheid van de volmacht wordt voldaan indien de volmacht elektronisch is vastgelegd.
De statuten kunnen bepalen dat iemand die krachtens lid 1 of lid 3 stemgerechtigd is het stemrecht kan uitoefenen door middel van een elektronisch communicatiemiddel.
Voor de toepassing van lid 6 is vereist dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en het stemrecht kan uitoefenen. De statuten kunnen bepalen dat bovendien is vereist dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan deelnemen aan de beraadslaging.
De statuten kunnen bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, doch niet eerder dan op de dertigste dag voor die van de vergadering, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.
Bij of krachtens de statuten kunnen voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Indien deze voorwaarden krachtens de statuten worden gesteld, worden deze bij de oproeping bekend gemaakt.

Toelichting

Dit artikel bepaalt wie er in de ledenvergadering binnenkomt en wie daar mag stemmen. De hoofdregel is eenvoudig: alle leden die niet geschorst zijn, hebben toegang en ieder van hen heeft één stem. Daarnaast geeft het artikel ruimte voor afwijkingen in de statuten — meervoudig stemrecht, stemrecht voor niet-leden uit andere organen — en het bevat een uitgebreide regeling voor volmachten en voor deelname en stemmen langs elektronische weg.

Toegang en stem

Ieder niet-geschorst lid mag naar de vergadering en heeft daar één stem. Een geschorst lid mag wel aanwezig zijn bij de vergadering waarin zijn schorsing wordt behandeld, en hij mag daarover het woord voeren; dat is zijn recht om zich te verdedigen. De statuten kunnen aan bepaalde leden meer dan één stem toekennen, bijvoorbeeld bij een koepelvereniging waarin grotere aangesloten organisaties zwaarder wegen. Regelen de statuten het niet anders, dan leiden de voorzitter en de secretaris van het bestuur ook de ledenvergadering; bij hun afwezigheid doen hun vervangers dat.

Stemrecht voor niet-leden

De statuten kunnen bepalen dat personen die deel uitmaken van andere organen van de vereniging en zelf geen lid zijn, in de algemene vergadering mogen stemmen. Daaraan zit een harde grens: het totale aantal stemmen dat zij samen uitbrengen mag niet meer zijn dan de helft van het aantal stemmen dat de leden uitbrengen. De leden houden dus altijd het overwicht in hun eigen vergadering.

Volmacht

Wie stemgerechtigd is, kan een andere stemgerechtigde schriftelijk machtigen om zijn stem uit te brengen, tenzij de statuten dat uitsluiten. Aan de eis van schriftelijkheid is voldaan als de volmacht elektronisch is vastgelegd; een e-mail of een digitaal formulier volstaat dus. Voor verenigingen met leden die verspreid wonen, is dit de manier om de betrokkenheid bij besluiten op peil te houden.

Elektronisch vergaderen en stemmen

De statuten kunnen toestaan dat het stemrecht wordt uitgeoefend via een elektronisch communicatiemiddel. Daarvoor gelden drie eisen: de stemgerechtigde moet via dat middel kunnen worden geïdentificeerd, hij moet rechtstreeks kunnen kennisnemen van wat er in de vergadering gebeurt, en hij moet zijn stem kunnen uitbrengen. De statuten mogen daar de eis aan toevoegen dat hij ook aan de beraadslaging kan deelnemen. Verder kunnen de statuten bepalen dat stemmen die vóór de vergadering elektronisch worden uitgebracht — maar niet eerder dan dertig dagen voor de vergaderdag — gelijkstaan met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. Aan het gebruik van deze middelen kunnen bij of krachtens de statuten voorwaarden worden gesteld; worden die krachtens de statuten gesteld, dan moeten zij bij de oproeping bekend worden gemaakt.

Een landelijke vereniging met leden door het hele land wil dat iedereen kan meestemmen over een fusievoorstel. Zij regelt in de statuten digitale deelname met identificatie via een persoonlijke inlog en een livestream waarin het debat te volgen is. Leden die die avond werken, kunnen in de dertig dagen ervoor al hun stem uitbrengen als de statuten dat toestaan.

In de praktijk

Loop bij de invoering van digitaal vergaderen de drie eisen langs — identificatie, rechtstreeks kennisnemen en stemmen — en leg de voorwaarden vast, want een gebrek daarin kan de rechtsgeldigheid van besluiten raken. Meld de voorwaarden in de oproeping. En houd bij volmachten bij hoeveel stemmen één aanwezige uitbrengt, zodat de uitslag later te reconstrueren is.

Redactionele toelichting . Geen juridisch advies.