Boek 2 Artikel 252 (2:252 BW)

Commissarissen die niet al bij de oprichtingsakte zijn aangewezen, worden benoemd door de algemene vergadering, of door een vergadering van houders van aandelen van een bepaalde soort als de statuten dat bepalen. Ook hier geldt de waarborg dat iedere aandeelhouder met stemrecht moet kunnen meebeslissen over de benoeming van ten minste één commissaris. Artikel 2:252 BW regelt daarnaast wat er over een kandidaat moet worden verteld en wat er gebeurt als commissarissen wegvallen.

Wie benoemt

De hoofdregel is benoeming door de algemene vergadering. Kiezen de statuten voor benoeming per soort aandelen, dan geldt daarvoor dezelfde zware invoeringseis als bij een wijziging van het stemrecht. Geldt voor de vennootschap de bijzondere regeling waarin de commissarissen op een andere wijze worden benoemd, dan wijkt dit artikel daarvoor. De statuten kunnen verder eisen stellen aan de personen die benoembaar zijn; de algemene vergadering kan die eisen in een concreet geval opzijzetten met een besluit dat voldoet aan de regels voor een statutenwijziging.

Werkt de vennootschap met een voordracht, dan zijn de regels daarover van overeenkomstige toepassing: de vergadering kan aan de voordracht het bindende karakter ontnemen met ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen die meer dan de helft van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen, en bij een voordracht met één kandidaat leidt het besluit tot benoeming als dat bindende karakter blijft staan.

Wat over de kandidaat wordt gemeld

Bij een aanbeveling of voordracht moeten van de kandidaat bepaalde gegevens worden meegedeeld:

• Persoonlijke gegevens — zijn leeftijd en zijn beroep.
• Zijn belang in de vennootschap — het bedrag aan aandelen dat hij in het kapitaal van de vennootschap houdt.
• Zijn achtergrond — de betrekkingen die hij bekleedt of heeft bekleed, voor zover die van belang zijn voor de taak van commissaris.
• Andere toezichtfuncties — bij welke rechtspersonen hij al commissaris is; horen daar rechtspersonen bij die tot dezelfde groep behoren, dan volstaat de aanduiding van die groep.

De aanbeveling en de voordracht tot benoeming of herbenoeming worden bovendien gemotiveerd. Bij een herbenoeming wordt daarbij rekening gehouden met de manier waarop de kandidaat zijn taak als commissaris heeft vervuld. Een herbenoeming is dus geen automatisme; er hoort een oordeel over het functioneren aan vooraf te gaan.

Ontstentenis en belet

De statuten moeten voorschriften bevatten voor het geval alle commissarissen ontbreken of verhinderd zijn, en zij mogen dat ook regelen voor het wegvallen van een of meer van hen. Zij kunnen omschrijven wanneer er sprake is van belet. Wie op grond van zo'n regeling de taken van een commissaris vervult, wordt voor die taken met een commissaris gelijkgesteld — met de verantwoordelijkheid die daarbij hoort.

Een voorbeeld: een bv wil een oud-bestuurder van een concurrent als commissaris benoemen. Bij de voordracht moeten zijn leeftijd, zijn beroep, zijn eventuele aandelenbezit, zijn eerdere functies en zijn andere commissariaten worden gemeld, met een motivering waarom hij geschikt is. Zo kan de vergadering beoordelen of er belangen spelen die in de weg zitten.

In de praktijk

Zet de vereiste gegevens en de motivering in de oproeping of in een bijlage daarbij, zodat aandeelhouders zich kunnen voorbereiden. Vraag kandidaten hun nevenfuncties schriftelijk op te geven en actualiseer die opgave jaarlijks. En regel de ontstentenis- en beletbepaling ook voor de raad van commissarissen; die wordt vaak alleen voor het bestuur opgeschreven.