Boek 2 Artikel 300 (2:300 BW)

Voor de meeste stichtingen gelden de uitgebreide jaarrekeningregels van dit boek niet. Voor de stichting die een grote onderneming in stand houdt, ligt dat anders: die valt onder de jaarrekeningtitel, en dit artikel regelt hoe en wanneer de stukken er moeten liggen en wie ze vaststelt.

De termijn

Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Uitstel is mogelijk, maar beperkt: het orgaan dat volgens het derde lid de jaarrekening vaststelt, kan de termijn met maximaal vier maanden verlengen, en dan 'op grond van bijzondere omstandigheden'. Verlenging is dus geen formaliteit die elk jaar kan worden afgetikt omdat het druk was. Binnen dezelfde termijn legt het bestuur ook het bestuursverslag en de wettelijk toe te voegen overige gegevens ter inzage, tenzij de wet de stichting daarvan vrijstelt.

Ter inzage en afschrift: de stukken liggen op het kantoor van de stichting klaar voor de leden van het orgaan dat de jaarrekening vaststelt. Zij kunnen daarvan kosteloos een afschrift krijgen. Wie dus in dat orgaan zit, hoeft niet te bedelen om cijfers: hij heeft recht op de stukken, en op tijd, zodat hij zijn beslissing kan voorbereiden.

Ondertekening

De jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders en door de leden van het toezichthoudende orgaan. Ontbreekt een handtekening, dan moet dat in de stukken worden gemeld, met opgave van de reden. Door die vermelding met reden kan de lezer van de jaarrekening zien dat een bestuurder of toezichthouder niet heeft getekend en waarom.

Wie vaststelt

• Het orgaan dat de statuten daarvoor aanwijzen, uiterlijk een maand na afloop van de opmaaktermijn.
• Het toezichthoudende orgaan, als de statuten niemand aanwijzen.

- Het bestuur zelf, als er ook geen toezichthoudend orgaan is. Dan stelt het bestuur dus zijn eigen verantwoording vast.

Reserves en ontheffing

Een tekort mag niet zomaar worden weggewerkt ten laste van reserves die de wet voorschrijft; dat kan alleen voor zover de wet dat toestaat. Verder kan de minister van Economische Zaken op verzoek en om gewichtige redenen ontheffing verlenen van de plicht om de jaarrekening op te maken, over te leggen en vast te stellen. Voor de behandeling van zo een verzoek gelden de regels van de Algemene wet bestuursrecht.

Een voorbeeld. Een stichting die een groot zorgcomplex exploiteert, heeft een gebroken boekjaar en krijgt de cijfers van een net overgenomen locatie niet op tijd rond. De raad van toezicht kan de opmaaktermijn verlengen op grond van die bijzondere omstandigheid, maar moet dat besluit wel nemen en vastleggen; stilzwijgend uitstel bestaat niet.

In de praktijk

Zet de data van opmaken en vaststellen aan het begin van het boekjaar in de agenda van bestuur en toezicht, en plan de accountantscontrole daarop. Leg een besluit tot verlenging vast met de reden erbij. Controleer ten slotte of alle handtekeningen er zijn voordat de stukken de deur uit gaan; ontbreekt er een, dan vraagt het tweede lid dat dit met opgave van reden in de stukken wordt vermeld.