Boek 2 Artikel 117a (2:117a BW)

Niet iedere aandeelhouder kan of wil naar de vergaderplaats reizen. Dit artikel maakt deelname op afstand mogelijk: de statuten kunnen bepalen dat iedere aandeelhouder via een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deelneemt, daarin het woord voert en zijn stemrecht uitoefent, in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde.

Het begint bij de statuten

De mogelijkheid bestaat niet vanzelf. Zonder statutaire grondslag kan een aandeelhouder geen deelname op afstand afdwingen. Wie zijn vennootschap deze ruimte wil geven, moet de statuten dus aanpassen, met een notariële akte en met de meerderheid die daarvoor nodig is.

De drie minimumeisen

• Identificatie: de aandeelhouder moet via het communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd, zodat vaststaat wie er deelneemt en stemt.
• Rechtstreeks volgen: hij moet rechtstreeks kennis kunnen nemen van wat er in de vergadering wordt besproken, dus live en niet achteraf.
• Stemmen: hij moet zijn stemrecht langs die weg kunnen uitoefenen.

De statuten mogen daar een vierde eis aan toevoegen: dat de aandeelhouder ook aan de beraadslaging kan deelnemen, dus zelf kan interrumperen en reageren.

Voorwaarden aan het gebruik

De statuten zelf, of een regeling die op de statuten steunt, mogen eisen verbinden aan de manier waarop het elektronische middel wordt ingezet. Die voorwaarden moeten redelijk en noodzakelijk zijn voor de identificatie van de aandeelhouder en voor de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie. Een voorwaarde die aan geen van die doelen bijdraagt, valt buiten wat het derde lid toestaat.

Het derde lid regelt ook wanneer de voorwaarden in de oproeping moeten staan: als zij krachtens de statuten zijn gesteld, dus in een regeling die op de statuten berust, en als artikel 2:114 lid 1, onderdeel d, BW van toepassing is. De aandeelhouder weet dan bij het lezen van de oproeping wat er van hem wordt verwacht om op afstand mee te doen.

Wat voor aandeelhouders geldt, geldt ook voor houders van certificaten die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven. Zij kunnen op dezelfde voet op afstand deelnemen en het woord voeren. Aan de eis van schriftelijkheid van een volmacht is voldaan als die elektronisch is vastgelegd; bij een notering op een gereglementeerde markt moet de vennootschap de aandeelhouder bovendien de gelegenheid geven haar elektronisch van de volmacht op de hoogte te stellen.

Een voorbeeld. Een nv met aandeelhouders in verschillende landen neemt in haar statuten op dat digitaal kan worden deelgenomen. Zij eist inloggen met een persoonlijke code en een geldig identiteitsbewijs. Dat dient de identificatie en is daarmee een voorwaarde van het soort dat de wet toelaat. Zou zij daarnaast eisen dat de aandeelhouder een week vooraf schriftelijk toestemming vraagt aan het bestuur, dan heeft die eis met identificatie, betrouwbaarheid of veiligheid niets te maken.

In de praktijk

Voor het bestuur is dit een kwestie van techniek én van bewijs: leg vast wie heeft deelgenomen en hoe er is gestemd, want op die administratie steunt later de vaststelling welke besluiten zijn genomen. Voor een aandeelhouder loont het de statuten na te lezen vóór hij afreist; misschien kan hij gewoon vanachter zijn bureau meestemmen.