Artikel 2:335f BW: Neerlegging en inzage van de stukken bij grensoverschrijdende omzetting

Neerlegging en inzage van de stukken bij grensoverschrijdende omzetting

De om te zetten vennootschap legt ten kantore van het handelsregister neer of maakt langs elektronische weg bij het handelsregister openbaar: a) het voorstel tot omzetting; b) de kennisgeving, bedoeld in artikel 335c; en c) de verklaring van de accountant, bedoeld in artikel 335e lid 1.
Tegelijkertijd legt het bestuur de stukken samen met de schriftelijke toelichting van het bestuur op het voorstel en het verslag van de accountant, bedoeld in artikel 335e lid 2, neer ten kantore van de om te zetten vennootschap of, bij gebreke van een kantoor, aan de woonplaats van een bestuurder, of maakt deze langs elektronische weg toegankelijk. De stukken liggen tot het tijdstip van de omzetting, ter inzage of zijn elektronisch toegankelijk, voor de aandeelhouders en voor hen die een bijzonder recht jegens de vennootschap hebben, zoals een recht op een uitkering van winst of tot het nemen van aandelen. In dit tijdvak kunnen zij kosteloos een afschrift daarvan verkrijgen. Een afschrift mag elektronisch worden verstrekt als zij daarmee hebben ingestemd. De vennootschap is niet gehouden om afschriften te verstrekken in het geval de aandeelhouders en degene die een bijzonder recht jegens de vennootschap hebben de mogelijkheid hebben om een elektronisch afschrift van de stukken op te slaan.
De om te zetten vennootschap kondigt in de Staatscourant aan dat de stukken zijn neergelegd of raadpleegbaar zijn, met opgave van de openbare registers waar zij liggen of elektronisch toegankelijk zijn en van het adres waar zij krachtens lid 2 ter inzage liggen of elektronisch toegankelijk zijn.
Indien de ondernemingsraad of medezeggenschapsraad van de om te zetten vennootschap of een vereniging van werknemers die werknemers van die vennootschap of van een dochtermaatschappij onder haar leden telt, schriftelijk een advies of opmerkingen indient, worden deze tegelijk met het voorstel tot omzetting of onmiddellijk na ontvangst neergelegd op het adres, bedoeld in lid 2. De tweede tot en met de vijfde zin van lid 2 zijn van overeenkomstige toepassing.
Indien het bestuur het voorstel tot omzetting wijzigt, zijn de leden 1 tot en met 4 van overeenkomstige toepassing.

Toelichting

Een grensoverschrijdende omzetting moet zichtbaar zijn voordat zij wordt besloten. Dit artikel regelt welke stukken openbaar worden gemaakt bij het handelsregister, welke stukken op het kantoor van de vennootschap ter inzage liggen, wie daar recht op heeft, hoe de aankondiging in de Staatscourant eruitziet en wat er gebeurt als het voorstel nog wordt gewijzigd.

Wat naar het handelsregister gaat

Bij het handelsregister worden neergelegd, of daar langs elektronische weg openbaar gemaakt, het voorstel tot omzetting, de mededeling waarin staat dat betrokkenen opmerkingen kunnen indienen, en de verklaring van de accountant over de redelijkheid van de vergoeding. Dat is de openbare laag: iedereen kan zien dat er een omzetting op stapel staat en wat de kern ervan is.

Wat op het kantoor ligt

Tegelijkertijd legt het bestuur diezelfde stukken, samen met zijn schriftelijke toelichting en het verslag van de accountant, neer op het kantoor van de vennootschap of, als er geen kantoor is, op de woonplaats van een bestuurder. Ook elektronische toegankelijkheid volstaat. Die stukken liggen er tot het moment van de omzetting.

Voor wie: voor de aandeelhouders en voor wie een bijzonder recht jegens de vennootschap heeft, zoals een recht op winstuitkering of op het nemen van aandelen.
Kosteloos: zij kunnen in die periode gratis een afschrift krijgen; elektronisch mag, als zij daarmee hebben ingestemd.

- Uitzondering: kunnen zij een elektronisch afschrift zelf opslaan, dan hoeft de vennootschap geen afschriften te verstrekken.

De aankondiging in de Staatscourant

De vennootschap kondigt in de Staatscourant aan dat de stukken zijn neergelegd of raadpleegbaar zijn. Die aankondiging vermeldt in welke openbare registers de stukken liggen of elektronisch toegankelijk zijn, en op welk adres zij ter inzage liggen. De aankondiging is meer dan een formaliteit: zij zet de termijnen in werking waarbinnen schuldeisers in verzet kunnen komen en waarna de algemene vergadering pas mag besluiten.

Reacties en wijzigingen

Dient de ondernemingsraad, de medezeggenschapsraad of een vakvereniging met leden bij de vennootschap of een dochtermaatschappij schriftelijk advies of opmerkingen in, dan worden die stukken tegelijk met het voorstel of meteen na ontvangst op hetzelfde adres neergelegd, met dezelfde inzage- en afschriftregels. Wijzigt het bestuur het voorstel, dan moet de hele procedure van neerlegging, terinzagelegging en aankondiging opnieuw worden gevolgd voor het gewijzigde stuk.

Een voorbeeld. Een bv kondigt haar omzetting aan en legt de stukken neer. Twee weken later verhoogt het bestuur de aangeboden vergoeding per aandeel na kritiek van de accountant. Dat gewijzigde voorstel moet opnieuw worden neergelegd en opnieuw worden aangekondigd; de aandeelhouders krijgen dus niet op het laatste moment een ander stuk voorgeschoteld.

In de praktijk

Voor het bestuur is dit het artikel dat de agenda bepaalt: zonder aankondiging geen besluit, en zonder volledige neerlegging geen verklaring van de notaris. Voor aandeelhouders en houders van bijzondere rechten is het de garantie dat zij alle stukken kosteloos kunnen inzien voordat zij stemmen. Voor schuldeisers is de datum van de aankondiging het startpunt van hun eigen termijn om zekerheid te vragen.

Redactionele toelichting . Geen juridisch advies.

Wettekst