Artikel 2:335b BW: Het voorstel tot grensoverschrijdende omzetting

Een grensoverschrijdende omzetting begint met een schriftelijk voorstel van het bestuur. Dat voorstel is het basisdocument van het hele traject: aandeelhouders stemmen erover, schuldeisers en werknemers ontlenen er hun informatie aan, en de notaris toetst er later aan. Dit artikel schrijft voor wie het voorstel maakt, wat er ten minste in staat en wie het moet ondertekenen en goedkeuren.

Wie het voorstel maakt

Het bestuur van de om te zetten vennootschap stelt het voorstel op. Alle bestuurders ondertekenen het. Ontbreekt de handtekening van een bestuurder, dan moet worden vermeld waarom. Die vermelding is meer dan een formaliteit: zij maakt zichtbaar dat binnen het bestuur verschil van inzicht bestaat, en dat is informatie waar de algemene vergadering recht op heeft.

Wat erin moet staan

De wet somt de verplichte onderdelen op. Ze vallen uiteen in drie groepen: wie de vennootschap nu is en straks wordt, wat de omzetting betekent voor betrokkenen, en welke bescherming wordt geboden.

• Identiteit: rechtsvorm, naam en zetel van de vennootschap nu en na de omzetting, de statuten zoals die na de omzetting gaan luiden, en een indicatief tijdschema.
• Betrokkenen: welke rechten of vergoedingen toekomen aan houders van bijzondere rechten die geen aandeelhouder zijn, zoals een recht op winstuitkering of op het nemen van aandelen, en vanaf wanneer; welke voordelen bestuurders, commissarissen of andere betrokkenen bij de omzetting krijgen; en de waarschijnlijke gevolgen voor de werkgelegenheid.
• Bescherming: informatie over de procedure voor de medezeggenschapsregeling als die speelt, een omschrijving van de vergoeding per aandeel voor wie uittreedt, en de waarborgen die aan schuldeisers worden geboden, zoals garanties of pandrechten.

Daarnaast moet het voorstel vermelden of de vennootschap in Nederland in de voorgaande vijf jaar stimulansen of subsidies heeft ontvangen. Dat punt is er niet voor niets: de wetgever wil zichtbaar maken of publiek geld is gebruikt door een vennootschap die vervolgens naar een ander land vertrekt.

Goedkeuring door de commissarissen

Is er een raad van commissarissen, dan moet die het voorstel goedkeuren en mede ondertekenen. Ook hier geldt dat een ontbrekende handtekening met redenen omkleed wordt gemeld. Zo krijgt het toezichthoudend orgaan een echte rol aan de voorkant, en niet pas als het besluit al is genomen. Het gaat om goedkeuring van het voorstel; het besluit tot omzetting zelf hoort bij de algemene vergadering.

Een voorbeeld. Een bv met twee aandeelhouders en een raad van commissarissen wil verder als kapitaalvennootschap in een ander land. Het bestuur legt een voorstel voor met de nieuwe statuten en een tijdschema. Een commissaris weigert te tekenen omdat hij de aangeboden waarborgen voor schuldeisers te mager vindt; die weigering en de reden komen in het stuk te staan en zijn voor de aandeelhouders zichtbaar bij de stemming.

In de praktijk

Voor het bestuur is het voorstel het document waarop het hele traject rust; een onvolledig voorstel wreekt zich later bij de notaris, die de naleving van de voorschriften moet vaststellen. Voor aandeelhouders is het de plek om te zien hoe de vergoeding voor uittreders is bepaald en welke voordelen bestuurders zichzelf toekennen. Voor schuldeisers en werknemers is het de eerste harde informatie over waarborgen en werkgelegenheid.