Artikel 2:334uu BW: De notarisverklaring bij een splitsende Nederlandse vennootschap

Wanneer een Nederlandse vennootschap zich over de grens splitst, is de notaris de poortwachter. Hij onderzoekt of alle besluiten en formaliteiten kloppen en geeft daarover een verklaring af. Zonder die verklaring komt de splitsing niet tot stand. Dit artikel bepaalt wanneer de splitsing van kracht wordt, wat de notaris moet onderzoeken, welke stukken hij daarvoor krijgt, binnen welke termijn hij beslist en wanneer hij moet weigeren.

Wanneer de splitsing van kracht wordt

De splitsing werkt vanaf de dag nadat vier dingen zijn gebeurd: de splitsingsakte is verleden, de notaris heeft zijn verklaring afgegeven, de bevoegde instantie in de andere lidstaat heeft haar toezicht op de splitsing afgerond, en de beheerder van het handelsregister heeft de mededelingen ontvangen die bij de inschrijving van de verkrijgende vennootschappen horen. Pas als die vier stappen rond zijn, verschuift het vermogen.

Wat de notaris onderzoekt

De notaris verklaart dat hem is gebleken dat de vormvoorschriften zijn nageleefd voor alle besluiten die de wet en de statuten voor deelname aan de splitsing eisen, en dat ook de overige voorschriften zijn gevolgd. Hij baseert zich daarbij op de stukken die de vennootschap indient, en, waar dat speelt, op de mededeling dat de onderhandelingen over medezeggenschap zijn begonnen.

• De kernstukken: het splitsingsvoorstel, de schriftelijke toelichting en, als die er zijn, het advies of de opmerkingen van de werknemersvertegenwoordiging en de stukken van de accountant.
• De reacties: alle opmerkingen die aandeelhouders, schuldeisers en de ondernemingsraad of de werknemers hebben ingediend.

- De feiten: informatie over het splitsingsbesluit, over het aantal werknemers bij het opstellen van het voorstel, over dochtermaatschappijen en hun woonplaats, en over de nakoming van verplichtingen jegens overheidsinstanties. Aanvraag en aanlevering mogen elektronisch.

Eerst betalen, dan de verklaring

De notaris mag de verklaring pas afgeven als er geen verzoek om een vergoeding van een uittredende aandeelhouder is gedaan, of als die vergoeding is betaald, of, bij een verzoek om een aanvullende vergoeding, nadat de deskundigen hebben beslist en hun bedrag is voldaan. Heeft de vennootschap besloten dat een of meer verkrijgende vennootschappen betalen, dan geldt die volgorde niet; de notaris vermeldt dan dat er een verzoek ligt, en de verkrijgende vennootschap betaalt binnen twee maanden nadat de splitsing werkt. In de verklaring staat verder wanneer de termijn van drie maanden waarin tegen het voorstel kan worden opgekomen is verstreken of zal verstrijken, en of is verzocht om de ruilverhouding opnieuw te laten bepalen. De betalingsplicht is hoofdelijk.

De termijnen en de fraudetoets

In beginsel beslist de notaris binnen drie maanden na ontvangst van de stukken. Klopt er iets niet, dan geeft hij de verklaring niet af, meldt hij de vennootschap waarom, en kan hij haar een redelijke termijn geven om het te herstellen; die hersteltermijn loopt hoe dan ook niet langer dan acht maanden na ontvangst van de stukken. Hij weigert de verklaring als de splitsing is opgezet voor onrechtmatige, frauduleuze of criminele doeleinden, of om nationaal of Europees recht te ontduiken. Bij ernstige twijfel mag hij informatie opvragen bij de vennootschap of bij buitenlandse instanties en onafhankelijke deskundigen inschakelen, op kosten van de aanvrager. Hij kan de beslistermijn dan met drie maanden verlengen; kan hij het onderzoek door de ingewikkeldheid van de splitsing niet binnen zes maanden na ontvangst van de stukken afronden, dan laat hij de aanvrager nog vóór het verstrijken van die termijn weten waarom het langer duurt, en zijn de twijfels na negen maanden niet weg, dan volgt geen verklaring.

Een voorbeeld. Een vennootschap splitst haar handelsactiviteiten af naar een nieuwe vennootschap in een andere lidstaat, kort nadat een grote schadeclaim is aangekondigd. De notaris ziet dat de claim achterblijft bij een lege vennootschap, vraagt aanvullende informatie op en houdt de verklaring aan.

In de praktijk

Voor de vennootschap betekent dit dat het dossier compleet en eerlijk moet zijn; de klok gaat pas lopen als de notaris alle stukken heeft. Voor aandeelhouders en schuldeisers is de verklaring het scharnierpunt: zolang die er niet is, is er nog geen splitsing. De notaris legt de verklaring ten slotte neer bij het handelsregister, dat haar deelt met het register in het land waar de verkrijgende vennootschappen worden ingeschreven.