Boek 2 Artikel 227 (2:227 BW)

Dit artikel bepaalt wie er in de vergaderzaal mag zitten en wat hij daar mag. Vergaderrecht is het recht om, zelf of via een schriftelijk gemachtigde, de algemene vergadering bij te wonen en daar het woord te voeren. Dat is iets anders dan stemrecht: wie vergaderrecht heeft, mag meepraten, maar niet per se meestemmen. Artikel 2:227 BW wijst aan wie dit recht toekomt, wat er met volmachten mag, en geeft bestuurders en commissarissen een eigen positie in de vergadering.

Wie vergaderrecht heeft

De wet wijst vier groepen aan die dit recht hebben, en dat zijn er meer dan alleen de aandeelhouders:

• Aandeelhouders — zij hebben het altijd, ook als hun stemrecht om een andere reden ontbreekt.
• Certificaathouders — maar alleen als de statuten aan hun certificaten vergaderrecht hebben verbonden.
• Aandeelhouders zonder stem — wie door een vruchtgebruik of pandrecht geen stemrecht heeft, houdt wel vergaderrecht; hetzelfde geldt omgekeerd voor de vruchtgebruiker of pandhouder die het stemrecht juist wél heeft.
• Vruchtgebruikers en pandhouders zonder stem — zij hebben vergaderrecht alleen als de statuten dat bepalen en bij de vestiging of overdracht niets anders is geregeld.

De statuten kunnen bepalen dat een aangewezen orgaan het vergaderrecht aan certificaten verbindt of ontneemt. Is dat recht eenmaal toegekend, dan is het niet vrijblijvend: een statutaire regeling waarbij certificaathouders vergaderrecht hebben gekregen, kan alleen worden gewijzigd met instemming van de betrokken certificaathouders, tenzij bij de toekenning uitdrukkelijk is voorbehouden dat wijziging mogelijk blijft. Voor vruchtgebruikers en pandhouders geldt hetzelfde.

Vertegenwoordiging bij volmacht

Iedere aandeelhouder mag zijn stemrecht zelf of bij schriftelijk gemachtigde uitoefenen. De statuten kunnen de bevoegdheid om zich te laten vertegenwoordigen beperken, bijvoorbeeld tot medeaandeelhouders. Eén grens is echter hard: vertegenwoordiging door een advocaat, een notaris, een toegevoegd notaris, een kandidaat-notaris, een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent kan niet worden uitgesloten. Wie er zelf niet bij kan zijn, kan dus altijd een van deze beroepsbeoefenaren sturen. Aan de eis dat de volmacht schriftelijk is, is voldaan als zij elektronisch is vastgelegd.

Opschorting en aanmelding

De statuten kunnen het vergaderrecht opschorten zolang iemand in gebreke is een wettelijke of statutaire verplichting na te komen, bijvoorbeeld een stortingsplicht. Ook kunnen zij eisen dat wie wil komen dat vooraf meldt aan het bestuur. Dan moet de oproeping vermelden op welke dag die kennisgeving uiterlijk moet zijn gedaan, en die dag kan niet eerder liggen dan de derde dag voor die van de vergadering. Een aanmeldplicht mag dus bestaan, maar zij mag geen drempel worden die mensen buitensluit.

De raadgevende stem

Bestuurders en commissarissen hebben in de algemene vergadering als zodanig een raadgevende stem. Zij stemmen niet mee — dat doen de aandeelhouders — maar zij hebben het recht hun mening te geven vóór er wordt besloten. Dat recht is meer dan beleefdheid: worden zij niet gehoord over een besluit dat hen raakt, bijvoorbeeld het eigen ontslag, dan kleeft er een gebrek aan de besluitvorming en kan het besluit worden aangetast. Wordt een bestuurder bijvoorbeeld ontslagen in een vergadering waarvoor hij niet is uitgenodigd, dan kan dat gebrek alleen al het ontslagbesluit onderuithalen.

In de praktijk

Houd bij wie vergaderrecht heeft en noteer dat bij het aandeelhoudersregister. Nodig bestuurders en commissarissen altijd uit, ook als het over henzelf gaat. Wie zelf niet kan komen, geeft tijdig een schriftelijke volmacht af en controleert of de statuten daaraan eisen stellen.