Boek 2 Artikel 224a (2:224a BW)

Het recht van aandeelhouders om een onderwerp te laten agenderen

Een onderwerp, waarvan de behandeling schriftelijk is verzocht door een of meer houders van aandelen die alleen of gezamenlijk ten minste een honderdste gedeelte van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen, wordt opgenomen in de oproeping of op dezelfde wijze aangekondigd indien de vennootschap het verzoek niet later dan op de dertigste dag voor die van de vergadering heeft ontvangen en mits geen zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet. In de statuten kan het vereiste gedeelte van het kapitaal lager worden gesteld en de termijn voor indiening van het verzoek worden verkort.
Voor de toepassing van dit artikel worden met de houders van aandelen gelijkgesteld anderen aan wie het vergaderrecht toekomt.
Tenzij de statuten anders bepalen, wordt aan de eis van schriftelijkheid van het verzoek als bedoeld in lid 1 voldaan indien dit verzoek elektronisch is vastgelegd.

Toelichting

Een vergadering afdwingen is één ding, een onderwerp op de agenda krijgen van een vergadering die er toch al komt is iets anders. Artikel 2:224a BW regelt dat tweede. Verzoeken een of meer aandeelhouders die samen ten minste een honderdste van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen schriftelijk om behandeling van een onderwerp, dan moet dat in de oproeping worden opgenomen of op dezelfde manier worden aangekondigd, mits het verzoek op tijd binnen is en geen zwaarwichtig belang van de vennootschap zich ertegen verzet.

De drempel en de termijn

De drempel is dezelfde lage als bij het verzoek om een vergadering: een honderdste van het geplaatste kapitaal, alleen of samen met anderen. De termijn is hier het scherpst geregeld: de vennootschap moet het verzoek uiterlijk op de dertigste dag voor die van de vergadering hebben ontvangen. Komt het later, dan hoeft het bestuur het niet meer te agenderen. Reken die dertig dagen dus terug vanaf de vergaderdatum en houd rekening met de bezorging, want het gaat om de dag van ontvangst.

De statuten mogen het vereiste deel van het kapitaal verlagen en de indieningstermijn verkorten. Zij mogen de aandeelhouder dus ruimer bedienen dan de wet, niet krapper. Verder worden anderen met vergaderrecht, zoals certificaathouders met dat recht, met aandeelhouders gelijkgesteld, en volstaat een elektronisch vastgelegd verzoek als schriftelijk, tenzij de statuten anders bepalen.

De uitzondering

Het bestuur kan agendering weigeren als een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet. Die maatstaf komt in deze afdeling vaker terug en is smal. Het gaat om schade voor de vennootschap zelf, niet om ongemak voor de bestuurder of om de vrees dat een onderwerp tot een pijnlijke discussie leidt. Wie weigert, moet uitleggen waarom, en die uitleg kan aan de rechter worden voorgelegd.

Wat een goed geformuleerd verzoek doet

Agendering is meer dan een aankondiging: door de vermelding in de oproeping wordt over dat onderwerp rechtsgeldige besluitvorming mogelijk. Niet aangekondigde onderwerpen kunnen in beginsel niet tot een geldig besluit leiden. Wie dus wil dat er wordt gestemd over het ontslag van een bestuurder, over een onderzoek naar de beloning of over de bestemming van de winst, moet dat als besluitpunt formuleren en niet als vraag.

Een voorbeeld: in een bv met vijf aandeelhouders wil de kleinste van hen dat de vergadering zich uitspreekt over de vergoeding die de vennootschap betaalt aan een onderneming van de bestuurder. Hij stuurt vijf weken voor de vergadering een e-mail met het verzoek om twee punten te agenderen: bespreking van die vergoeding en een voorstel om haar te beëindigen. Het bestuur moet die punten opnemen in de oproeping.

In de praktijk

Verstuur het verzoek aantoonbaar en ruim voor de dertigste dag, formuleer per punt of het gaat om bespreking of om een besluit, en houd het concreet. Krijgt u een weigering, vraag dan schriftelijk naar de reden, want een beroep op een zwaarwichtig belang moet worden onderbouwd. Voor het bestuur geldt: neem een tijdig en correct verzoek op, ook als het onderwerp onwelkom is; het weren ervan levert vaker problemen op dan de behandeling zelf.

Redactionele toelichting . Geen juridisch advies.