Boek 2 Artikel 224 (2:224 BW)

Artikel 2:224 BW bepaalt dat de oproeping de te behandelen onderwerpen vermeldt. Over onderwerpen die niet met inachtneming van de oproepingstermijn zijn aangekondigd, kan niet rechtsgeldig worden besloten — tenzij alle vergadergerechtigden ermee instemmen dat er toch over wordt besloten en de bestuurders en commissarissen vooraf advies hebben kunnen geven.

Waarom de agenda telt

Aan de hand van de agenda bepaalt een aandeelhouder of hij zelf komt, iemand machtigt, advies inwint of een tegenvoorstel voorbereidt. Wordt hij overvallen met een voorstel tot ontslag, tot uitgifte van aandelen of tot wijziging van de statuten, dan heeft hij die kans niet gehad.

De uitzondering en haar twee voorwaarden

Toch kan er over een niet aangekondigd onderwerp worden besloten, maar alleen als aan twee eisen is voldaan. Ten eerste moeten alle vergadergerechtigden ermee instemmen dat de besluitvorming plaatsvindt — niet alleen de aanwezigen, en niet alleen de meerderheid, maar iedereen die vergaderrecht heeft. Ten tweede moeten de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld advies uit te brengen. Het bestuur beslist daarbij niet mee.

Ontbreekt een van beide, dan is het besluit niet rechtsgeldig genomen. In een kleine bv waarin alle aandeelhouders aan tafel zitten, is aan de eerste voorwaarde vaak snel voldaan, maar denk aan certificaathouders met vergaderrecht, aan een vruchtgebruiker of aan een pandhouder met vergaderrecht: ook zij horen erbij.

Mededelingen in de oproeping

Mededelingen die op grond van de wet of de statuten aan de algemene vergadering moeten worden gedaan, kunnen worden opgenomen in de oproeping zelf. Zij mogen ook worden opgenomen in een stuk dat op het kantoor van de vennootschap ter kennisneming is neergelegd, mits de oproeping daarvan melding maakt. Zo kan een uitgebreide toelichting buiten de brief blijven zonder dat iemand informatie mist.

Een voorbeeld: een vergadering is bijeengeroepen om de jaarrekening vast te stellen. Ter plaatse stelt de meerderheidsaandeelhouder voor meteen ook de bestuurder te ontslaan. Is er één aandeelhouder die daarmee niet instemt, of is de bestuurder niet in de gelegenheid gesteld advies te geven, dan kan dat ontslagbesluit niet rechtsgeldig worden genomen; het moet in een nieuwe vergadering, netjes aangekondigd.

In de praktijk

Komt er ter vergadering toch een onderwerp bij, dan hangt de geldigheid van het besluit af van twee feiten: de instemming van alle vergadergerechtigden en de gelegenheid tot advies voor bestuurders en commissarissen. Maakt een vergadergerechtigde bezwaar tegen besluitvorming buiten de agenda, dan ontbreekt de vereiste instemming van allen en kan over het onderwerp niet wettig worden besloten.