Boek 2 Artikel 223 (2:223 BW)

Een vergadering begint met een oproeping, en die moet de mensen bereiken die er recht op hebben. Artikel 2:223 BW bepaalt hoe dat gebeurt: met oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de aandeelhouders en de overige vergadergerechtigden zoals die in het aandeelhoudersregister van artikel 2:194 BW staan. Met instemming van de betrokkene mag het ook elektronisch. Het lijkt een technisch voorschrift, maar het is de basis onder de geldigheid van alles wat er in de vergadering wordt besloten.

Het register is leidend

De vennootschap hoeft niet te speuren naar het werkelijke woonadres van een aandeelhouder; zij mag afgaan op het register. Dat legt tegelijk een verantwoordelijkheid bij de aandeelhouder: wie verhuist en dat niet doorgeeft, loopt het risico dat hij de oproeping niet ontvangt terwijl de vergadering wel doorgaat. Voor het bestuur betekent het dat het register actueel moet zijn en dat daarin ook de overige vergadergerechtigden staan, zoals certificaathouders met vergaderrecht en een pandhouder of vruchtgebruiker met de rechten van een certificaathouder.

Elektronisch oproepen

Tenzij de statuten anders bepalen, kan de oproeping ook langs elektronische weg, mits de aandeelhouder of vergadergerechtigde daarmee instemt en het bericht wordt gestuurd naar het adres dat hij daarvoor aan de vennootschap heeft opgegeven. Het bericht moet leesbaar en reproduceerbaar zijn: de ontvanger moet het kunnen lezen en bewaren. Een bericht in een besloten groepsapp of een mededeling die na verloop van tijd verdwijnt, voldoet daar niet aan.

Instemming is dus vereist en die instemming ziet op de wijze van oproepen. Zonder die instemming blijft de brief de hoofdregel, hoe ouderwets dat ook aanvoelt. Verstandig is om de instemming en het opgegeven e-mailadres bij het register vast te leggen, zodat achteraf niet ter discussie staat of iemand elektronisch mocht worden opgeroepen.

Wat er misgaat als de oproeping niet deugt

Een aandeelhouder die niet of niet op de juiste wijze is opgeroepen, heeft niet kunnen deelnemen aan de besluitvorming. Besluiten uit zo'n vergadering zijn daarom aantastbaar. In verstoorde verhoudingen is dit vaak het eerste waar naar wordt gekeken: is er opgeroepen, aan welk adres, en wanneer? Wie een belangrijk besluit voorbereidt — een statutenwijziging, een ontslag, een emissie — doet er goed aan de verzending aantoonbaar te maken.

Een voorbeeld: een bv roept haar drie aandeelhouders per e-mail op. Twee van hen hebben daarvoor ooit toestemming gegeven, de derde niet; hij heeft alleen een postadres opgegeven. Hij verschijnt niet en het besluit tot statutenwijziging wordt genomen. Later kan hij aanvoeren dat hij niet op de voorgeschreven wijze is opgeroepen, en dat besluit staat dan op losse schroeven.

In de praktijk

Houd het register bij met adressen, e-mailadressen en verleende instemmingen. Verstuur oproepingen zo dat u kunt aantonen wanneer en waarheen ze zijn gegaan. Vraag als aandeelhouder na een verhuizing meteen om aanpassing van het register en bevestig dat schriftelijk. En bewaar oproepingen: zij vormen het bewijs dat een vergadering op de juiste manier tot stand is gekomen.