Boek 2 Artikel 124 (2:124 BW)

Een besluit tot statutenwijziging is nog geen gewijzigde statuten. Dit artikel eist daarvoor een notariële akte, en verbindt aan het ontbreken daarvan de zwaarste sanctie die de wet kent: nietigheid. Zonder akte is er dus niets veranderd.

De vorm

De wet eist voor een statutenwijziging een notariële akte, en zij wordt in de Nederlandse taal verleden. Wordt die akte niet opgemaakt, dan is de wijziging nietig: zij bestaat van rechtswege niet. Er hoeft niemand iets te vernietigen en niemand kan zich op de nieuwe tekst beroepen, ook niet als het besluit met algemene stemmen is genomen en iedereen ervan uitging dat de statuten waren veranderd.

Twee manieren om de akte te maken

• Notarieel proces-verbaal: de notaris is bij de vergadering aanwezig waarin de wijziging wordt aangenomen en legt die in een proces-verbaal vast.
• Latere akte: de wijziging wordt na de vergadering in een afzonderlijke notariële akte vastgelegd.

Voor die tweede route is geen apart mandaat nodig: het bestuur is bevoegd de akte te laten passeren, ook zonder daartoe door de algemene vergadering te zijn gemachtigd. Dat voorkomt dat een wijziging blijft steken doordat vergeten is een machtiging op te nemen in het besluit.

Wat de akte moet vermelden

Wordt het maatschappelijk kapitaal gewijzigd — het bedrag dat de statuten als bovengrens voor uit te geven aandelen noemen — dan vermeldt de akte welk deel daarvan is geplaatst. Zo blijft uit de akte zelf zichtbaar hoeveel van dat kapitaal daadwerkelijk aan aandeelhouders is uitgegeven.

De akte is de laatste stap in een keten. Daarvoor liggen de bevoegdheid van de algemene vergadering uit artikel 2:121 BW, de aankondiging en terinzagelegging van artikel 2:123 BW en, waar dat aan de orde is, de goedkeuring van een soortgroep. Daarna volgt de openbaarmaking: het bestuur legt een authentiek afschrift van de wijziging en van de gewijzigde statuten neer bij het handelsregister, zoals artikel 2:126 BW voorschrijft.

Een voorbeeld. De algemene vergadering van een nv besluit in maart tot wijziging van de statuten, maar er wordt geen notaris ingeschakeld. In september beroept het bestuur zich op de nieuwe tekst bij een uitgifte van aandelen. Dat gaat niet op: zonder notariële akte is de wijziging nietig en gelden de oude statuten nog steeds, met alle gevolgen voor de geldigheid van wat daarna is gebeurd.

In de praktijk

Voor het bestuur is dit de reden om na een vergadering niet te wachten met de gang naar de notaris. Voor een aandeelhouder of wederpartij die wil weten wat er geldt, is de notariële akte met de doorlopende tekst bij het handelsregister het enige harde bewijs — niet de notulen van de vergadering.