Boek 2 Artikel 115 (2:115 BW)

Een aandeelhouder moet tijd hebben om zich voor te bereiden, stukken te lezen en zo nodig een volmacht te regelen. Dit artikel bepaalt daarom hoe lang van tevoren moet worden opgeroepen, en wat er gebeurt als die termijn niet is gehaald.

De hoofdregel

De oproeping moet plaatsvinden niet later dan op de vijftiende dag vóór die der vergadering. Wie een vergadering op de dertigste van de maand wil houden, moet dus uiterlijk op de vijftiende hebben opgeroepen. De wet maakt op deze termijn één voorbehoud. Machtigt de voorzieningenrechter op grond van artikel 2:111 BW een of meer aandeelhouders om de vergadering zelf bijeen te roepen, dan stelt hij daarbij de vorm en de termijnen voor de oproeping vast.

De sanctie

Was de termijn korter, of is er helemaal niet opgeroepen, dan kunnen geen wettige besluiten worden genomen. Er is één uitweg: het besluit kan alsnog geldig worden genomen als het met algemene stemmen wordt aangenomen in een vergadering waarin het volledige geplaatste kapitaal is vertegenwoordigd. Ontbreekt één aandeelhouder, of stemt er één tegen, dan blijft het gebrek staan.

Beide voorwaarden moeten tegelijk zijn vervuld. Aanwezigheid van al het kapitaal zonder eenstemmigheid is niet genoeg, en eenstemmigheid van een vergadering waarin een deel van het kapitaal ontbreekt evenmin. Een besluit dat in een te laat opgeroepen vergadering met een ruime maar niet unanieme meerderheid wordt aangenomen, is dus geen wettig besluit, hoe overtuigend de meerderheid ook is.

Beursgenoteerde vennootschappen

Zijn aandelen van de vennootschap of met haar medewerking uitgegeven certificaten toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt, dan is de termijn veel langer: de oproeping gebeurt niet later dan op de tweeënveertigste dag vóór die van de vergadering. Bij een beursvennootschap moeten stukken door de handelsketen bij de uiteindelijke belegger terechtkomen en moet er ruimte zijn voor registratie, volmachten en stemmen op afstand.

De uitzondering voor financiële entiteiten

Voor bepaalde entiteiten die de Wet op het financieel toezicht aanwijst, geldt een noodvoorziening. Hun statuten kunnen bepalen dat de oproeping voor een vergadering over een besluit tot uitgifte van aandelen al op de tiende dag vóór de vergadering mag gebeuren. Die verkorting kan alleen worden gebruikt wanneer aan de voorwaarden van die wet voor het opleggen van maatregelen is voldaan en de uitgifte nodig is om te voorkomen dat de entiteit in afwikkeling terechtkomt.

• Statutaire grondslag: de verkorte termijn moet in de statuten staan.
• Verzwaarde meerderheid: voor de statutenwijziging die dit mogelijk maakt, is een meerderheid van ten minste twee derden van de uitgebrachte stemmen nodig.
• Centrale tegenpartijen: dezelfde regeling geldt voor een centrale tegenpartij als aan de voorwaarden van de verordening over herstel en afwikkeling van centrale tegenpartijen is voldaan en de uitgifte afwikkeling moet voorkomen.

Een voorbeeld. Een niet-genoteerde nv roept op een woensdag op voor een vergadering tien dagen later, waarin een statutenwijziging op de agenda staat. Verschijnen niet alle aandeelhouders, dan kan die wijziging niet geldig worden besloten, hoe groot de meerderheid ook is. Verschijnt iedereen en stemt iedereen voor, dan is het besluit wél geldig.

In de praktijk

Voor het bestuur is dit een reden om achterwaarts te plannen vanaf de vergaderdatum: eerst de oproepingstermijn, en daarvoor nog de termijn waarbinnen aandeelhouders onderwerpen kunnen aandragen. De samenhangende regels staan in de artikelen 2:113 BW (de wijze van oproeping), 2:114 BW (wat de oproeping moet vermelden) en 2:114a BW (het agenderingsrecht). Voor een aandeelhouder is een te korte oproeping een argument waarmee hij de geldigheid van een genomen besluit ter discussie kan stellen.