Boek 2 Artikel 28 (2:28 BW)

Veel verenigingen beginnen informeel: een groep mensen spreekt af samen iets te doen, stelt een bestuur aan en gaat aan de slag. Zo'n vereniging is een echte rechtspersoon, maar haar rechtsbevoegdheid is beperkt en de bestuurders lopen persoonlijk risico. Dit artikel geeft de weg terug: de algemene vergadering kan besluiten de statuten alsnog in een notariële akte te laten opnemen. Daarmee schuift de vereniging op naar de volwaardige positie die de wet aan een notarieel opgerichte vereniging geeft.

Wie beslist

Het besluit ligt bij de algemene vergadering, niet bij het bestuur. Dat sluit aan bij de rol van de leden, want de gang naar de notaris betekent dat de spelregels van de vereniging voortaan vastliggen in een akte, met alle onderwerpen die de wet daarin verplicht stelt. De leden bepalen dus zelf of zij die stap zetten en met welke inhoud. Voor de besluitvorming gelden de gewone regels van de vereniging over oproeping en meerderheid.

Welke eisen gelden voor de akte

De voorschriften die gelden bij oprichting bij notariële akte zijn hier van overeenkomstige toepassing. De akte wordt dus in het Nederlands verleden, of in het Fries als de vereniging haar zetel in Fryslân heeft, en een volmacht om aan de akte mee te werken moet schriftelijk zijn. De akte bevat de statuten, en die moeten in elk geval de naam en de gemeente van de zetel, het doel, de verplichtingen van de leden, de wijze van bijeenroeping van de algemene vergadering, de benoeming en het ontslag van bestuurders en de bestemming van een batig saldo regelen. De notaris ziet erop toe dat de akte aan die eisen voldoet en is bij verzuim persoonlijk aansprakelijk voor de schade.

Wat er verandert

Zodra de statuten in een notariële akte staan, vervallen de beperkingen die gelden voor de vereniging zonder akte: zij kan dan registergoederen verkrijgen en erfgenaam zijn. Even belangrijk is dat de hoofdelijke verbondenheid van de bestuurders voor de schulden van de vereniging niet langer geldt voor wat daarna gebeurt. Wel ontstaat een nieuwe verplichting: de bestuurders moeten de vereniging laten inschrijven in het handelsregister en een afschrift van de akte daar neerleggen.

Een voorbeeld: een zangkoor bestaat al twintig jaar zonder notariële statuten. Een trouw lid laat het bestuur weten dat zij het koor in haar testament als erfgenaam wil opnemen. Zolang de statuten niet in een notariële akte zijn opgenomen, kan het koor geen erfgenaam zijn. Het bestuur zet het onderwerp op de agenda van de ledenvergadering, die besluit de statuten alsnog notarieel te laten vastleggen; daarna kan het koor wel als erfgenaam optreden.

In de praktijk

Overweeg deze stap zodra de vereniging vermogen gaat opbouwen, personeel aanneemt, een pand wil verwerven of substantiële contracten aangaat. Daarbij speelt niet alleen wat de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid kan, maar ook het persoonlijke risico dat de bestuurders zonder akte lopen. Bereid de statuten inhoudelijk voor met de leden erbij, want de verplichte onderwerpen dwingen tot keuzes die anders jaren blijven liggen. En regel meteen de inschrijving in het handelsregister, want die hoort bij de nieuwe situatie.