Artikel 4:75 Awb: Financieel verslag en activiteitenverslag meesturen

Een aanvraag tot vaststelling van een boekjaarsubsidie is niet af met een brief waarin staat dat alles goed is gegaan. Dit artikel bepaalt dat er in ieder geval twee stukken bij moeten: een financieel verslag en een activiteitenverslag. Het eerste laat zien waar het geld is gebleven, het tweede laat zien wat er met dat geld is gedaan. Samen vormen ze de verantwoording waarop het bestuursorgaan zijn oordeel baseert.

De woorden in ieder geval zijn belangrijk. Dit is een ondergrens, geen limitatieve lijst. Een subsidieregeling of de beschikking tot subsidieverlening kan meer verlangen, bijvoorbeeld een bezoekersregistratie of een overzicht van de personele bezetting. Daarnaast hoort bij de aanvraag in beginsel ook een verklaring van een accountant over het financiële verslag; die eis volgt rechtstreeks uit artikel 4:78 Awb, tenzij daarvan vrijstelling of ontheffing is verleend.

Twee verslagen, twee vragen

De twee verslagen beantwoorden verschillende vragen en kunnen elkaar niet vervangen. Het financiële verslag geeft het beeld van vermogen en exploitatie; wat het precies moet bevatten als de instelling volledig van de subsidie leeft, staat in artikel 4:76 Awb. Het activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten en zet de nagestreefde tegenover de gerealiseerde doelstellingen; dat werkt artikel 4:80 Awb uit.

Die tweedeling voorkomt een klassieke fout. Een theater kan keurig binnen de begroting blijven en toch niet leveren wat is afgesproken, bijvoorbeeld door twintig in plaats van veertig voorstellingen te spelen met een kleinere bezetting. Uit het financiële verslag alleen valt dat niet op te maken; het activiteitenverslag maakt het zichtbaar.

De jaarrekening in plaats van het financiële verslag

Het tweede lid regelt een praktische samenloop. Instellingen die op grond van een wettelijk voorschrift een jaarrekening moeten opstellen als bedoeld in artikel 2:361 BW, leggen die jaarrekening over in plaats van een apart financieel verslag. Datzelfde geldt als in de beschikking tot subsidieverlening is bepaald dat de jaarrekening volstaat. Zo hoeft een organisatie niet twee keer hetzelfde werk te doen in twee verschillende formats.

Die vervanging is geen vrijbrief. Het slot van het tweede lid verwijst naar artikel 4:45 Awb, tweede lid: de aanvrager blijft rekening en verantwoording afleggen over de uitgaven en inkomsten die met de gesubsidieerde activiteiten samenhangen, voor zover die voor de vaststelling van belang zijn. Een jaarrekening laat het geheel van de organisatie zien; het bestuursorgaan wil daarnaast weten hoe de gesubsidieerde activiteit er binnen dat geheel voor staat.

Een welzijnsorganisatie met vijf geldstromen levert haar jaarrekening in. Daarin staat één regel subsidie gemeente. De gemeente mag daar een specificatie bij vragen waaruit blijkt welke kosten aan het gesubsidieerde jongerenwerk zijn toegerekend en volgens welke sleutel de overhead is verdeeld.

In de praktijk

• Voor de instelling: laat het activiteitenverslag aansluiten op de doelstellingen zoals ze in de beschikking staan, niet op de doelen die u zelf mooier vindt. De vergelijking moet te maken zijn met wat is afgesproken.
• Voor de instelling: maak beide verslagen op elkaar passend. Een accountant toetst bij een verklaring ook of de twee stukken met elkaar verenigbaar zijn.
• Voor het bestuursorgaan: bepaal bij de verlening of de jaarrekening in de plaats komt van het financiële verslag. Doet u dat niet en is er ook geen wettelijke jaarrekeningplicht, dan kunt u achteraf moeilijk weigeren wat u niet hebt gevraagd.
• Voor het bestuursorgaan: vraag alleen wat u daadwerkelijk gebruikt. Elke extra bijlage kost een kleine stichting uren.