Dit artikel bepaalt op welk moment een bericht in een digitale procedure bij de bestuursrechter als ontvangen geldt: bij de rechter zelf, bij u als geadresseerde en bij de andere partijen in de zaak. Dat tijdstip is beslissend voor het halen van termijnen, en daarom legt de wet het voor elke richting apart vast.
Bij papieren post is het ontvangstmoment nog eenvoudig vast te stellen: de brief valt op de mat. In een digitaal dossier ligt alles op één centrale plek, waar iedere partij op een ander moment naar kijkt. Zonder regel zou onduidelijk zijn welk moment telt: dat van plaatsing, dat van het seintje daarover of dat van openen.
Ontvangst door de bestuursrechter
Een stuk dat u indient, is ontvangen zodra het het digitale systeem voor gegevensverwerking van de bestuursrechter heeft bereikt. Niet het moment waarop de griffie het opent of inboekt telt dus, maar het moment waarop het systeem het binnenkrijgt. Dat pakt gunstig uit voor de indiener: verwerkingstijd bij het gerecht gaat niet van uw termijn af.
Na elke elektronische indiening krijgt u in dat systeem een ontvangstbevestiging. Die bevestiging is uw bewijs dát en wannéér u iets hebt ingediend. Sla hem op of druk hem af, want bij discussie over de tijdigheid van een beroepschrift is dat het stuk waarmee u uw verhaal onderbouwt.
Berichten van de rechter en van andere partijen
Voor de omgekeerde richting kiest de wet een ander aanknopingspunt. Plaatst de bestuursrechter een bericht in het digitale systeem, dan geldt dat pas als door u ontvangen op het moment waarop de rechter u daarover buiten dat systeem een kennisgeving stuurt: het seintje dat er iets voor u klaarstaat. Hetzelfde geldt voor stukken die een andere partij of betrokkene in het dossier plaatst; ook dan bepaalt de kennisgeving door de rechter het ontvangstmoment. Achterliggende gedachte is dat van niemand kan worden verlangd dat hij voortdurend in het digitale dossier kijkt: pas na een waarschuwing mag worden verwacht dat u van het stuk kennis neemt.
Wie afziet van bereikbaarheid buiten het systeem
Wie ervoor kiest buiten het digitale systeem niet digitaal bereikbaar te zijn, kan die kennisgeving niet ontvangen. Het vierde lid geeft voor die situatie een terugvalregel: het bericht geldt dan als ontvangen zodra het in het digitale systeem voor u toegankelijk is geworden. Dat is de strengere variant, want de klok loopt ook als u pas dagen later inlogt. Wie deze keuze maakt, moet dus zelf regelmatig in het dossier kijken.
Een voorbeeld. Een ondernemer procedeert digitaal tegen een last onder dwangsom van de gemeente. Op de laatste dag van de beroepstermijn dient zijn gemachtigde om 23.52 uur het beroepschrift in; het systeem registreert het en levert een ontvangstbevestiging op. Dat het gerecht het stuk pas de volgende ochtend inboekt, maakt niet uit: het beroep is op tijd. Weken later plaatst de gemeente het verweerschrift in het dossier; de ondernemer heeft dat pas ontvangen zodra de rechtbank hem daarover buiten het systeem bericht.
In de praktijk
- Bewaar elke ontvangstbevestiging. Zonder dat bewijsstuk staat u zwak als later wordt betwist dat u binnen de termijn hebt ingediend.
- Wacht niet tot de laatste minuut. De regel beschermt u tegen trage verwerking bij het gerecht, niet tegen een uploadfout aan uw eigen kant.
- Houd uw contactgegevens actueel. De kennisgeving buiten het systeem is het moment waarop uw eigen reactietijd begint; komt die kennisgeving niet aan omdat uw adresgegevens verouderd zijn, dan mist u stukken.
- Voor het bestuursorgaan: leg intern vast wie de kennisgevingen ontvangt en opvolgt, zodat termijnen niet stilvallen op een postbus die niemand leest.
Deze regels horen bij het digitaal procederen, dat gefaseerd is ingevoerd en dus niet in elke procedure en bij elk gerecht al geldt; het overzicht van de gefaseerde inwerkingtreding dat de rijksoverheid publiceert, geeft daarover uitsluitsel. Loopt uw zaak nog op papier, dan gelden de verzendregels van artikel 8:37 Awb.
