Artikel 4:78 Awb: De accountantsverklaring bij de vaststelling

Een bestuursorgaan kan niet bij elke gesubsidieerde instelling zelf de boeken in. Dit artikel lost dat op door de controle bij de instelling zelf neer te leggen: zij geeft opdracht aan een accountant om het financiële verslag te onderzoeken, en voegt de verklaring van die accountant bij de aanvraag tot vaststelling. De kosten daarvan draagt de instelling zelf.

Het moet gaan om een accountant als bedoeld in artikel 2:393 BW, eerste lid. Dat is geen willekeurige boekhouder, maar een bevoegde registeraccountant of accountant-administratieconsulent. Een instelling die haar jaarstukken door de penningmeester laat aftekenen, voldoet niet aan dit artikel.

Wat de accountant onderzoekt

Het tweede lid geeft de opdracht twee onderdelen. Ten eerste onderzoekt de accountant of het financiële verslag voldoet aan de voorschriften die bij of krachtens de wet zijn gesteld, waaronder de eisen van artikel 4:76 Awb als die gelden. Ten tweede kijkt hij of het activiteitenverslag verenigbaar is met het financiële verslag, voor zover hij dat verslag kan beoordelen.

Die tweede toets wordt vaak over het hoofd gezien. De accountant beoordeelt niet of de instelling goed werk heeft geleverd; hij kijkt of de twee verhalen elkaar niet tegenspreken. Staat in het activiteitenverslag dat er het hele jaar vier buurtcoaches actief waren, terwijl het financiële verslag anderhalve formatieplaats laat zien, dan hoort hij daarop te wijzen.

De verklaring zelf

Volgens het derde lid geeft de accountant de uitslag van zijn onderzoek weer in een schriftelijke verklaring over de getrouwheid van het financiële verslag. Getrouwheid gaat over de vraag of het verslag een juist beeld geeft van de werkelijkheid. Het vierde lid maakt van die verklaring een verplicht bijlagestuk: de aanvraag tot vaststelling gaat er vergezeld van. Een aanvraag zonder verklaring is dus onvolledig, met alle vertraging van dien.

Een theater levert op 30 juni beide verslagen in, maar de accountant kan pas in september tekenen omdat de administratie laat klaar was. De gemeente kan dan om aanvulling vragen en de behandeling opschorten. De accountantsplanning hoort dus bij de verantwoordingsplanning, niet erna.

Vrijstelling en ontheffing

Het vijfde lid biedt een uitweg. Bij wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening kan vrijstelling of ontheffing worden verleend van de plicht om een accountant in te schakelen en een verklaring mee te sturen. Vrijstelling werkt algemeen: veel subsidieverordeningen bepalen dat pas boven een bepaald subsidiebedrag een accountantsverklaring nodig is. Ontheffing is individueel en wordt in de beschikking voor die ene instelling geregeld.

Die mogelijkheid bestaat omdat de kosten van een controle bij kleine subsidies niet in verhouding staan tot het bedrag: een sportkoepel met 8.000 euro subsidie zou een aanzienlijk deel daarvan aan de accountant kwijt zijn.

In de praktijk

• Voor de instelling: geef de accountant de opdracht schriftelijk en met de juiste inhoud. Een gewone samenstellingsopdracht levert geen verklaring over getrouwheid op en voldoet dus niet aan dit artikel.
• Voor de instelling: stuur de beschikking en de subsidieregeling mee met de opdracht; de accountant moet weten waaraan hij toetst.
• Voor het bestuursorgaan: leg in de regeling een duidelijke drempel vast waarboven een verklaring nodig is. Dat scheelt ontheffingsverzoeken en zorgt voor gelijke behandeling.
• Voor het bestuursorgaan: wilt u de accountant ook laten toetsen of de instelling haar verplichtingen nakwam, dan is dit artikel te smal. Daarvoor bestaat artikel 4:79 Awb.