Artikel 8:36g Awb: Post van de griffier: digitaal, tenzij

Dit artikel regelt hoe de griffier berichten naar buiten stuurt in een zaak die digitaal wordt gevoerd. Het uitgangspunt is helder: verzending gebeurt langs elektronische weg. Daarop bestaat één uitzondering, en die is er voor de partij die niet verplicht is digitaal te procederen en heeft laten weten haar berichten op papier te willen ontvangen.

Daarmee is de hoofdregel omgedraaid ten opzichte van de papieren praktijk. Waar de griffie vroeger standaard brieven verstuurde en digitale verzending de uitzondering was, is elektronisch nu het normale kanaal en moet papier worden gevraagd.

Wie kan om papier vragen

De uitzondering is gekoppeld aan artikel 8:36b Awb, dat aangeeft voor wie de verplichting tot digitaal procederen niet geldt: natuurlijke personen en verenigingen zonder notariële statuten, zolang zij niet worden vertegenwoordigd door iemand die beroepsmatig rechtsbijstand verleent. Denk aan een burger die zonder advocaat of andere professionele hulp procedeert. Procedeert zo iemand op papier, dan krijgt hij de stukken volgens artikel 8:36b Awb, derde lid, al op papier, tenzij hij zelf aangeeft ze liever digitaal te ontvangen. Kiest hij er juist voor om digitaal te procederen, dan kan hij via dit artikel toch aangeven de berichtgeving van de griffier op papier te willen ontvangen.

Wie wel verplicht is digitaal te procederen, heeft die keuze niet. Een bestuursorgaan of een beroepsmatige rechtsbijstandverlener kan dus niet vragen alles voortaan per brief te ontvangen.

De keuze moet bovendien kenbaar zijn gemaakt. Wie als niet-verplichte partij digitaal procedeert en niets laat weten, ontvangt de berichten van de griffier langs elektronische weg. Wilt u in die situatie papier, geef dat dan tijdig aan, het liefst schriftelijk en aan het begin van de procedure.

Wat dit betekent voor termijnen

Het kanaal waarlangs u post ontvangt, bepaalt mede wanneer een termijn voor u begint te lopen. Ontvangt u alles digitaal, dan gelden de ontvangstregels die bij het digitale systeem horen. Kiest u voor papier, dan is de verzenddatum op de brief het aanknopingspunt; artikel 8:37 Awb schrijft daarom voor bepaalde stukken aangetekende verzending voor en verlangt dat de datum van verzending in de brief staat.

Een voorbeeld. Een gepensioneerde procedeert zonder gemachtigde tegen een besluit van de gemeente over een gehandicaptenparkeerkaart. Hij stelt het beroep digitaal in, maar geeft daarbij aan de berichten van de griffier liever op papier te ontvangen. De griffier stuurt hem daarna alle stukken op papier: de bevestiging van ontvangst, het verweerschrift van de gemeente en de uitnodiging voor de zitting. De gemeente ontvangt in dezelfde zaak alles gewoon elektronisch.

In de praktijk

• Geef uw keuze aan het begin door. Wie halverwege alsnog papier wil, loopt het risico dat stukken die al elektronisch zijn verzonden onopgemerkt blijven.
• Papier betekent niet trager procederen. De termijnen die voor u gelden veranderen er niet door; alleen het kanaal verandert.
• Controleer uw adres. Kiest u voor papier, dan is een juist en actueel adres cruciaal; komt een aangetekende brief terug, dan gelden de regels van artikel 8:38 Awb.
• Voor het bestuursorgaan: houd er rekening mee dat een wederpartij op papier procedeert en dat stukken haar via de griffier bereiken, niet rechtstreeks via het digitale dossier.

Ook dit artikel hoort bij de gefaseerde invoering van digitaal procederen. Het geldt voor de procedures en gerechten waarvoor die invoering al van kracht is; dat blijkt uit het overzicht van de gefaseerde inwerkingtreding dat de rijksoverheid publiceert.