Artikel 2:18 Awb: De elektronische handtekening

Artikel 2:18 Awb lost een probleem op dat bij ieder digitaal formulier opduikt: hoe onderteken je iets zonder pen? Het antwoord van de wet is functioneel. Aan het vereiste van ondertekening is voldaan door een elektronische handtekening, indien de daarvoor gebruikte methode voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het is gebruikt.

De wet schrijft dus geen techniek voor, maar stelt een eis aan het resultaat. Wat een handtekening moet doen — vaststellen wie het stuk heeft opgesteld en dat hij zich eraan wil binden — moet ook digitaal gebeuren.

De glijdende schaal van betrouwbaarheid

Omdat de maatstaf relatief is, verschilt per bericht wat volstaat. Drie situaties illustreren de schaal.

• Bij een eenvoudige melding zonder rechtsgevolgen kan een naam onder een e-mail vanaf een bekend adres voldoende zijn.
• Bij een aanvraag of bezwaarschrift van een burger is inloggen met DigiD de gebruikelijke oplossing; voor ondernemingen speelt eHerkenning die rol. De identiteit is dan met redelijke zekerheid vastgesteld.
• Bij berichten met grote financiële of persoonlijke gevolgen kan een zwaardere handtekening nodig zijn, tot en met een gekwalificeerde elektronische handtekening met een certificaat.

De beoordeling is aan het bestuursorgaan, binnen de kaders die het op grond van artikel 2:13 Awb, tweede en derde lid, zelf heeft gesteld. Vindt het de gebruikte methode onvoldoende, dan biedt artikel 2:15 Awb, tweede lid, de mogelijkheid het bericht te weigeren — maar bij bezwaar en beroep gaat herstel op grond van artikel 6:6 Awb voor.

Het tweede lid: verwijzing naar de Europese verordening

Het tweede lid maakt het mogelijk om bij wettelijk voorschrift een bepaald type elektronische handtekening voor te schrijven, wanneer de veiligheid en betrouwbaarheid van het bericht dat noodzakelijk maken. Daarvoor wordt aangesloten bij de Europese verordening over elektronische identificatie en vertrouwensdiensten, die drie niveaus onderscheidt: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening.

Bij die laatste twee mogen geen aanvullende eisen worden gesteld. Dat is een bewuste keuze van de Europese wetgever: een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening moet in de hele Unie zonder extra drempels worden geaccepteerd, zodat een Duitse of Spaanse ondernemer met zijn eigen middel bij een Nederlands bestuursorgaan terechtkan.

Voor de gewone elektronische handtekening geldt die beperking niet; daar mag het voorschrift wél aanvullend zijn.

Wat een handtekening niet oplost

Ondertekening en identificatie lopen makkelijk door elkaar. Een handtekening zegt iets over de wil van de ondertekenaar; het inloggen met een identificatiemiddel zegt iets over wie er achter het toetsenbord zit. In de praktijk vallen ze vaak samen, maar niet altijd.

Ook zegt de handtekening niets over de vertegenwoordigingsbevoegdheid. Wie namens een ander tekent, moet nog steeds gemachtigd zijn, en het bestuursorgaan kan op grond van artikel 2:1 Awb, derde lid, een schriftelijke machtiging verlangen.

Ontbreekt de ondertekening bij een bezwaar- of beroepschrift, dan is dat een herstelbaar verzuim. Het bestuursorgaan moet de indiener eerst de gelegenheid geven het gebrek te herstellen voordat het stuk niet-ontvankelijk kan worden verklaard.