Artikel 2:23 Awb: Termijnverlenging bij het verkeerde kanaal

Artikel 2:23 Awb maakt de regeling van artikel 2:16 Awb rechtvaardig. Daar staat dat het bestuursorgaan een afzender die het verkeerde kanaal gebruikte kan volstaan met een wegwijzing; hier staat dat de tijd die daarmee gemoeid is, niet ten koste van de afzender gaat.

De verlenging werkt automatisch. Zij hoeft niet te worden aangevraagd en het bestuursorgaan hoeft haar niet te verlenen — zij vloeit rechtstreeks uit de wet voort.

De voorwaarde: redelijkerwijs kunnen menen

Er is één inhoudelijke voorwaarde: de verzender moest redelijkerwijs kunnen menen dat hij het bericht kon indienen zoals hij heeft gedaan. Het is een geobjectiveerde toets — niet wat de betrokkene dacht, maar wat een normaal oplettende burger in zijn positie had kunnen denken.

Aan die voorwaarde kan bijvoorbeeld zijn voldaan bij het gebruik van een e-mailadres dat het bestuursorgaan op zijn website voor contact aanbiedt, of bij het antwoorden op een mail van een medewerker over de zaak. Niet vervuld is de voorwaarde bij het mailen naar een privéadres of naar een adres dat nergens is gepubliceerd. Heeft het bestuursorgaan voor het berichttype helemaal geen wijze van verzending aangewezen, dan komt artikel 2:23 Awb niet eens aan bod: het bericht moet dan op grond van artikel 2:16 Awb, eerste lid, onder c, gewoon worden behandeld.

De omvang van de verlenging

De termijn wordt verlengd met het tijdsverloop tussen de ontvangst van het bericht en de reactie bedoeld in artikel 2:16 Awb, eerste lid — de wegwijzing dus. Reageert het bestuursorgaan na vijf dagen, dan komen er vijf dagen bij; reageert het na een uur, dan is de verlenging klein.

Daarom kent het artikel een ondergrens: de verlenging bedraagt ten minste één werkdag. Zonder die ondergrens zou een zeer snelle reactie de afzender nauwelijks ruimte laten om zijn stuk opnieuw in te dienen.

De prikkel ligt daarmee bij het bestuursorgaan. Elke dag wachten met de wegwijzing is een dag extra voor de afzender, en dus een dag langer onzekerheid over de vraag of het bericht nog tijdig binnenkomt.

Hoe de regeling in de praktijk uitpakt

Een voorbeeld maakt het concreet. Voor een subsidieregeling geldt een uiterste indieningsdatum, en de gemeente heeft voor aanvragen een webformulier aangewezen. Een ondernemer mailt zijn aanvraag op de laatste dag naar het e-mailadres dat de gemeente voor andere formele berichten gebruikt. De gemeente reageert drie dagen later met de mededeling dat het via het formulier moet. Kon de ondernemer redelijkerwijs menen dat mailen naar dat adres mocht, dan is de termijn met drie dagen verlengd en kan hij de aanvraag alsnog tijdig indienen.

Bij een bezwaarschrift of een administratief beroepschrift speelt dit minder: artikel 2:16 Awb, eerste lid, onder b, bepaalt dat zo'n stuk juist wél gewoon in behandeling moet worden genomen, zodat er geen wegwijzing en dus ook geen verlenging nodig is. De verlenging van artikel 2:23 Awb is vooral van belang bij andere berichten — aanvragen, zienswijzen, verplichte meldingen.

Verhouding tot de gewone verschoonbaarheid

Artikel 2:23 Awb is een specifieke regeling en gaat vóór de algemene. Valt een geval erbuiten — bijvoorbeeld omdat de verzender niet redelijkerwijs kon menen dat zijn weg openstond — dan blijft bij een bezwaar- of beroepschrift artikel 6:11 Awb over, dat een termijnoverschrijding verschoonbaar verklaart als de indiener redelijkerwijs niet in verzuim is geweest. Voor aanvragen en zienswijzen kent de Awb geen vergelijkbare algemene regel; daar hangt het af van de bijzondere regeling en van de beginselen van behoorlijk bestuur.

Praktisch advies aan de afzender: wacht na een wegwijzing niet af, maar dien het bericht dezelfde dag nog opnieuw in via het aangewezen kanaal, met verwijzing naar de eerdere indiening en de datum daarvan.