Artikel 2:16 Awb: Indienen via het verkeerde kanaal

Artikel 2:16 Awb regelt wat er gebeurt als een bericht als bedoeld in artikel 2:13 Awb, eerste lid, niet is verzonden op de daarvoor aangewezen wijze. De hoofdregel is mild: het bestuursorgaan kan ermee volstaan de afzender te wijzen op de juiste wijze van verzending. Het hoeft het bericht dus niet inhoudelijk te behandelen, maar het mag het ook niet stilzwijgend negeren.

Op die hoofdregel staan drie uitzonderingen, en in die drie gevallen moet het bericht wél gewoon worden behandeld.

De drie uitzonderingen

• Het bericht kan zonder nadere bewerking worden behandeld (onder a). Kan het bestuursorgaan het stuk zonder extra handelingen verwerken alsof het correct was ingediend, dan doet het dat. Formalisme heeft dan geen enkele functie.
• Het gaat om een bezwaarschrift of een administratief beroepschrift (onder b). Hier weegt de rechtsbescherming zwaarder dan de vorm: een bezwaar dat via het verkeerde kanaal binnenkomt, is en blijft een bezwaar.
• Voor het type bericht is geen wijze van verzending aangewezen (onder c). Heeft het bestuursorgaan zelf verzuimd een kanaal aan te wijzen zoals artikel 2:13 Awb, tweede lid, verlangt, dan kan het de afzender geen verkeerde keuze verwijten.

De tweede uitzondering is in de praktijk de belangrijkste. Zij voorkomt dat iemand zijn rechtsingang verliest doordat hij zijn bezwaarschrift bijvoorbeeld via een kanaal dat het bestuursorgaan voor andere formele berichten gebruikt, heeft ingediend in plaats van via het digitale loket.

Het tweede lid: geen reactieplicht bij een volstrekt onbekend kanaal

Het tweede lid brengt een grens aan. Is het bericht verzonden op een wijze die voor géén enkel bericht als bedoeld in artikel 2:13 Awb, eerste lid, is aangewezen, dan is het bestuursorgaan niet gehouden erop te reageren.

Het onderscheid is dus: heeft de afzender een kanaal gebruikt dat het bestuursorgaan wel gebruikt maar voor een ander berichttype, dan volgt een wegwijzing; heeft hij een weg gekozen die nergens voor is aangewezen, dan hoeft er niets te gebeuren.

Let op: volgens de tekst van de wet geldt deze grens voor alle berichten als bedoeld in artikel 2:13 Awb, eerste lid, dus ook voor een bezwaarschrift. Wie zijn bezwaar kwijt wil op een weg die nergens voor is aangewezen, loopt het risico dat er geen reactie komt en dat ook de verlenging van artikel 2:23 Awb uitblijft. Ook hier is het tweede lid wel een bevoegdheid en geen aansporing: een bestuursorgaan dat ziet dat er een bezwaarschrift op een onverwacht adres binnenkomt, doet er verstandig aan dat te melden.

Wat de wegwijzing betekent voor de termijn

Het wijzen op de juiste wijze van verzending zou een valstrik zijn als de termijn intussen doorliep. Daarom bepaalt artikel 2:23 Awb dat de termijn wordt verlengd met het tijdsverloop tussen de ontvangst van het bericht en de reactie van het bestuursorgaan, met een minimum van één werkdag — mits de verzender redelijkerwijs kon menen dat hij het bericht zo mocht indienen.

Wordt het bericht op grond van de eerste uitzondering intern doorgeleid, dan geeft artikel 2:24 Awb aan wanneer de behandeltermijn begint: op het tijdstip van doorgeleiding, mits het bestuursorgaan de afzender daarvan onverwijld mededeling doet.

De boodschap voor het bestuur is daarmee vooral: reageer snel. Elke dag die verstrijkt voordat de wegwijzing wordt verstuurd, is een dag die bij de termijn van de afzender wordt opgeteld.

En voor de afzender

Wie een wegwijzing krijgt, moet in actie komen: het bericht opnieuw indienen langs de aangewezen weg. De verlenging van artikel 2:23 Awb geeft daarvoor ruimte, maar zij is beperkt en loopt niet door.

Bewaar in ieder geval het bewijs van die eerste, mislukte indiening. Bij een discussie over de ontvankelijkheid gaat het om het moment waarop het bestuursorgaan dat eerste bericht ontving: vanaf dat tijdstip tot aan zijn reactie wordt de termijn verlengd.