Artikel 4:47 Awb: Ambtshalve vaststelling van de subsidie

Normaal komt de eindafrekening op gang doordat de ontvanger een aanvraag tot vaststelling indient. Dit artikel noemt drie situaties waarin het bestuursorgaan die stap kan overslaan en de subsidie uit eigen beweging vaststelt. Dat heet ambtshalve vaststellen: er is geen aanvraag, het bestuursorgaan neemt zelf het initiatief. Het kan de subsidie dan geheel of voor een deel vaststellen.

Ambtshalve vaststellen is dus geen straf op zichzelf. In het ene geval is het juist een vereenvoudiging voor de ontvanger, in het andere geval een noodgreep omdat er niets binnenkomt, en in het derde geval een technische afronding van een besluit dat toch al is teruggedraaid.

Zo afgesproken: geen aanvraag nodig

De eerste grond is dat in een wettelijk voorschrift of in de verleningsbeschikking al is bepaald binnen welke termijn het bestuursorgaan de subsidie ambtshalve vaststelt. Dan is van meet af aan duidelijk dat de ontvanger niets hoeft in te dienen. Dit past bij subsidies waarbij de verstrekker de benodigde gegevens al heeft of zelf kan ophalen, bijvoorbeeld omdat het bedrag vastligt en niet van werkelijke kosten afhangt. Artikel 4:44 Awb, eerste lid, sluit hierop aan: in dit geval vervalt de verplichting om een aanvraag in te dienen.

Voor de ontvanger is dit gunstig, maar er zit een keerzijde aan: hij moet er wel op letten dát de vaststelling komt. Blijft die uit, dan blijft ook de betaling uit.

Er komt geen aanvraag

De tweede grond verwijst naar artikel 4:44 Awb, vierde lid. Heeft het bestuursorgaan een termijn gesteld waarbinnen de aanvraag tot vaststelling binnen moest zijn en gebeurt er niets, dan kan het de subsidie zelf vaststellen. Het beslist dan op basis van wat het wél weet, en dat is meestal weinig.

Dat pakt zelden goed uit voor de ontvanger. Zonder verantwoording is niet aangetoond dat de activiteiten hebben plaatsgevonden, en dat is op grond van artikel 4:46 Awb een reden om lager vast te stellen, in het uiterste geval op nihil. Betaalde voorschotten kunnen dan worden teruggevorderd. Wel geldt ook hier dat het bestuursorgaan moet motiveren waarom het op dat bedrag uitkomt; automatisch op nul uitkomen zonder enige afweging is niet vanzelfsprekend, zeker niet als het bestuursorgaan uit tussenrapportages of eigen waarneming al weet dat er wel degelijk iets is gebeurd.

Na intrekking of wijziging

De derde grond is technisch van aard. Wordt de verleningsbeschikking of de vaststellingsbeschikking ingetrokken of ten nadele van de ontvanger gewijzigd, dan mag het bestuursorgaan de subsidie ambtshalve vaststellen. Het zou ook vreemd zijn de ontvanger te vragen zelf een aanvraag in te dienen voor een verlaging die hij niet wil. Verplicht is het niet: de aanhef geeft een bevoegdheid, en is de verlening helemaal ingetrokken, dan valt er niets meer af te rekenen en kan een vaststelling op nihil achterwege blijven. De intrekking of wijziging zelf loopt via de artikelen 4:48 en 4:49 Awb; dit onderdeel zorgt voor de bijbehorende afrekening.

Een cursusaanbieder die niet reageert

Een opleidingsinstituut krijgt 40.000 euro verleend voor taalcursussen in 2025 en ontvangt 30.000 euro aan voorschotten. Na afloop stuurt het niets in. De gemeente stelt een termijn tot 1 september 2026 en waarschuwt dat zij daarna zelf zal vaststellen. Er komt geen reactie. De gemeente stelt de subsidie ambtshalve vast op 10.000 euro, omdat uit een tussenrapportage blijkt dat een deel van de cursussen wel is gegeven, en vordert 20.000 euro terug. Het instituut kan tegen die vaststelling bezwaar maken en alsnog met stukken komen, maar staat dan op achterstand.

In de praktijk

• Voor de ontvanger: zoek uit welk regime op uw subsidie van toepassing is. Staat er niets over ambtshalve vaststelling in de beschikking, ga er dan van uit dat u zelf moet aanvragen. Krijgt u een brief met een laatste termijn, reageer dan altijd, desnoods met een gedeeltelijke verantwoording en een verzoek om uitstel.
• Voor het bestuursorgaan: maak in de verleningsbeschikking ondubbelzinnig duidelijk of de ontvanger een aanvraag moet indienen of dat u ambtshalve vaststelt, en binnen welke termijn. En baseer een ambtshalve vaststelling op alles wat er in het dossier zit, niet alleen op het ontbreken van de eindverantwoording.