Artikel 4:46 Awb: Wanneer mag de subsidie lager worden vastgesteld?

Dit is het scharnierartikel van de eindafrekening. De hoofdregel is streng en gunstig voor de ontvanger: als er een verleningsbeschikking is, stelt het bestuursorgaan de subsidie vast overeenkomstig die verlening. Wie heeft gedaan wat was afgesproken, krijgt dus wat is toegezegd. Andersom geldt de verlening ook als plafond: meer dan verleend wordt niet vastgesteld. Wie achteraf meer wil, moet vragen om de verlening zelf te wijzigen. Alleen in vier situaties mag het bedrag lager uitvallen, en daarnaast geldt een aparte regel voor kosten die niet nodig waren.

Achter die hoofdregel zit het vertrouwen dat een subsidieontvanger moet kunnen hebben. Organisaties gaan verplichtingen aan, huren personeel in en tekenen contracten op basis van de toezegging. Zou het bestuursorgaan bij de afrekening vrij mogen heronderhandelen, dan was die toezegging niets waard. Een lagere vaststelling moet daarom altijd op een van de gronden van dit artikel worden gebaseerd, en het bestuursorgaan moet motiveren welke dat is.

De vier gronden voor een lagere vaststelling

• De activiteiten hebben niet of niet geheel plaatsgevonden. De meest voor de hand liggende grond. Van de twintig geplande voorstellingen zijn er twaalf gespeeld, of het project is halverwege gestaakt. Er is dan minder gedaan dan waarvoor betaald zou worden.
• De verplichtingen zijn niet nagekomen. De activiteiten zijn wel uitgevoerd, maar niet volgens de voorwaarden: er is geen aparte administratie gevoerd, de voorgeschreven rapportages ontbreken, of een verplichte vermelding van de subsidieverstrekker is achterwege gebleven.
• Onjuiste of onvolledige gegevens. De ontvanger heeft bij de aanvraag om verlening iets verkeerd of niet verteld, én bij juiste gegevens zou er een andere beslissing zijn genomen. Beide moeten kloppen: een fout die geen verschil had gemaakt, is geen reden voor een korting.

- De verlening was anderszins onjuist en de ontvanger wist dat of had dat moeten weten. Heeft het bestuursorgaan zelf een fout gemaakt, bijvoorbeeld door een tarief uit een verouderde versie van de regeling toe te passen, dan mag dat alleen worden gecorrigeerd als de ontvanger de fout kende of had moeten kennen. Een fout die redelijkerwijs niet te zien was, blijft voor rekening van het bestuursorgaan.

Lager mag, maar niet zomaar hoeveel

Er staat 'kan' en niet 'moet'. Ook als een van de gronden zich voordoet, moet het bestuursorgaan een afweging maken. In de rechtspraak is uitgekristalliseerd dat de korting in verhouding moet staan tot wat er is misgegaan. Vijf procent van de activiteiten die niet is doorgegaan, rechtvaardigt geen vaststelling op nihil. Een puur administratief verzuim dat het doel van de subsidie niet raakt, rechtvaardigt in de regel geen forse korting, al is een vaststelling op nihil ook dan niet in alle gevallen uitgesloten. Hoe zwaarder de korting, hoe beter die moet worden gemotiveerd, en de gevolgen voor de ontvanger tellen daarbij mee.

Kosten die niet nodig waren

Het derde lid geldt alleen als het subsidiebedrag afhangt van de werkelijke kosten. Kosten die in redelijkheid niet als noodzakelijk kunnen worden beschouwd, blijven dan buiten beschouwing. Dat is geen sanctie maar een rekenregel: die uitgaven tellen simpelweg niet mee in de grondslag.

Denk aan een vliegreis business class waar economy volstond, een adviesbureau dat het dubbele kostte van een gangbaar tarief zonder dat daar iets tegenover stond, of een luxe kantoorinrichting bij een project van drie maanden. De maatstaf is wat een redelijk handelende organisatie in dezelfde situatie zou hebben uitgegeven, niet wat het bestuursorgaan zelf zou hebben gekozen. Bij een subsidie die als vast bedrag is verleend, speelt dit lid niet.

Een re-integratieproject

Een stichting krijgt 100.000 euro verleend om honderd werkzoekenden te begeleiden, met de verplichting per deelnemer een dossier bij te houden. Bij de vaststelling blijkt dat 82 deelnemers zijn begeleid en dat de dossiers wel bestaan maar summier zijn. De gemeente stelt vast op 82.000 euro wegens de niet uitgevoerde activiteiten, en kort niet extra voor de dossiers, omdat het doel van de subsidie daardoor niet is geraakt. Had de stichting daarnaast 6.000 euro opgevoerd voor een teamuitje in het buitenland, dan zou die post op grond van het derde lid buiten de berekening zijn gebleven.

In de praktijk

• Voor de ontvanger: meld tegenvallers tijdens de rit, niet pas in de eindverantwoording. Een tijdig gemelde wijziging kan leiden tot aanpassing van de verlening; een verrassing achteraf leidt tot een korting. Krijgt u een lagere vaststelling, kijk dan eerst welke grond wordt genoemd en of de omvang van de korting is onderbouwd.
• Voor het bestuursorgaan: noem in de beschikking expliciet welke grond u gebruikt en hoe u tot het bedrag komt. Een vaststelling die alleen zegt 'de verantwoording is onvoldoende' houdt geen stand. Voor situaties die pas na de vaststelling aan het licht komen, is niet dit artikel maar artikel 4:49 Awb het instrument.