Artikel 9:21 Awb: Verkeer met de ombudsman

Dit artikel verklaart de algemene regels over het verkeer tussen burgers en bestuursorganen van overeenkomstige toepassing op het contact met een ombudsman. Wie een verzoek indient, kan zich dus laten bijstaan of vertegenwoordigen door een gemachtigde, mag rekenen op vertrouwelijke behandeling van gevoelige gegevens en kan stukken langs elektronische weg indienen onder dezelfde voorwaarden als bij een gemeente of een uitvoeringsinstantie. Eén regel is uitdrukkelijk uitgezonderd: de plicht om post die bij de verkeerde instantie binnenkomt door te sturen.

De schakelbepaling is nodig omdat de ombudsman in de Algemene wet bestuursrecht juist geen bestuursorgaan is. Zonder deze bepaling zouden de omgangsregels uit hoofdstuk 2 hem niet raken en zou voor het verkeer met de ombudsman een gat vallen in bijvoorbeeld de taalregels of de regels over elektronische indiening. "Van overeenkomstige toepassing" betekent hier: lees op de plaatsen waar hoofdstuk 2 over een bestuursorgaan spreekt de ombudsman.

Wat er dan meekomt

• Bijstand en vertegenwoordiging. U mag een advocaat, een sociaal raadsman, een familielid of een vakbondsjurist het woord laten doen; de ombudsman kan bijstand of vertegenwoordiging alleen weigeren door iemand tegen wie ernstige bezwaren bestaan, en nooit als het om een advocaat gaat (artikel 2:2 Awb).
• Onpartijdigheid. Het verbod van vooringenomenheid uit artikel 2:4 Awb werkt door: wie bij de ombudsman aan een onderzoek werkt en persoonlijk bij de zaak betrokken is, hoort zich terug te trekken.
• Geheimhouding. De geheimhoudingsplicht van artikel 2:5 Awb geldt voor iedereen die bij het werk van de ombudsman betrokken is en gegevens onder ogen krijgt waarvan het vertrouwelijke karakter duidelijk is.

- Taal en digitaal verkeer. De regel dat in beginsel het Nederlands wordt gebruikt, geldt ook hier. Hetzelfde geldt voor de regels over elektronisch verkeer: een verzoekschrift en de andere berichten in de procedure over een klacht mag u elektronisch versturen, langs de weg die de ombudsman daarvoor heeft aangewezen.

Waarom de doorzendplicht niet meedoet

De uitzondering ziet alleen op artikel 2:3 Awb, eerste lid: de regel dat een bestuursorgaan een bericht waarvoor kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is onverwijld doorstuurt. Wat er gebeurt met een verzoekschrift dat op de verkeerde plek belandt, regelt titel 9.2 zelf. Komt het binnen bij een ombudsman die niet bevoegd is, dan gaat het door naar de bevoegde ombudsman (artikel 9:18 Awb, tweede lid). Gaat het over een gedraging waartegen bezwaar, beroep of beklag openstaat, dan volgt de ombudsman artikel 9:19 Awb.

Dat betekent niet dat de ombudsman uw brief in de prullenbak gooit. Het tweede lid van artikel 2:3 Awb geldt wel: een bericht dat niet voor hem bestemd is en dat hij niet doorstuurt, stuurt hij terug aan de afzender. Daarnaast wijst hij de weg: hij laat weten dat u eerst bij het bestuursorgaan zelf moet klagen of dat u bezwaar moet maken. Staat er tegen de gedraging bezwaar, beroep of beklag open, dan draagt hij het verzoekschrift op grond van artikel 9:19 Awb zelfs over aan de bevoegde instantie, met de datum van ontvangst erop aangetekend, tenzij u laat weten het liever terug te krijgen. Voor de vraag of u op tijd was, telt dan het moment waarop uw stuk bij de ombudsman binnenkwam.

Een voorbeeld

Iemand is het oneens met de hoogte van zijn toeslag en stuurt daarover meteen een brief aan de ombudsman. Omdat tegen dat besluit bezwaar openstaat, wijst de ombudsman hem op die mogelijkheid en draagt hij de brief over aan de uitvoeringsinstantie, met de datum van ontvangst erop aangetekend. Voor de bezwaartermijn telt die datum, zodat de afzender niet te laat is doordat hij bij de verkeerde instantie begon. Wil hij zijn brief liever eerst terug om hem aan te vullen, dan kan hij dat kenbaar maken.

In de praktijk

• Voor de burger: gebruik de ombudsman voor de behandeling van uw klacht, niet als postbus. Loopt er ook een termijn voor bezwaar of beroep, stel dan zelf tijdig dat stuk in bij de juiste instantie.
• Voor de ombudsman: een korte, duidelijke brief waarin staat wat de indiener nu moet doen en bij wie, voorkomt dat mensen door het ontbreken van de doorzendplicht klem komen te zitten.
• Samenhang: artikel 9:20 Awb regelt dat u de klacht eerst bij het bestuursorgaan zelf indient, artikel 9:28 Awb stelt de eisen aan het verzoekschrift. Deze bepaling regelt alleen de omgangsvormen daaromheen.