Artikel 4:60 Awb: De aanvraagtermijn van dertien weken

Wie subsidie wil voor een heel boekjaar, moet die uiterlijk dertien weken voor het begin van dat boekjaar aanvragen. Loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan betekent dat in de praktijk: de aanvraag voor volgend jaar moet uiterlijk begin oktober (rond 2 oktober) bij het bestuursorgaan liggen. De termijn is een vangnet: hij geldt alleen voor zover een wettelijk voorschrift niets anders bepaalt. Veel gemeentelijke subsidieverordeningen kiezen een eigen, vaak vroegere datum, bijvoorbeeld 1 juni of 1 september.

De ratio is eenvoudig. Een gesubsidieerde instelling moet vóór 1 januari weten of en voor hoeveel zij dat jaar subsidie krijgt, want zij moet personeel aanhouden, contracten sluiten en een seizoen programmeren. Het bestuursorgaan heeft op zijn beurt tijd nodig om het activiteitenplan en de begroting te beoordelen, ze naast de eigen begroting te leggen en aanvragen van verschillende instellingen tegen elkaar af te wegen. Dertien weken is de termijn die de wetgever daarvoor als uitgangspunt heeft gekozen; een wettelijk voorschrift kan een andere termijn bepalen.

De termijn telt terug vanaf het boekjaar

Anders dan de meeste termijnen in de Awb loopt deze niet vooruit vanaf een gebeurtenis, maar terug vanaf een datum. Het startpunt is de aanvang van het boekjaar waarvoor subsidie wordt gevraagd. Hanteert een instelling een gebroken boekjaar dat op 1 augustus begint — bij onderwijsgerelateerde organisaties komt dat voor — dan moet de aanvraag er dertien weken daarvoor liggen, dus begin mei.

Voorbeeld

Een welzijnsorganisatie wil voor het komende kalenderjaar opnieuw subsidie voor buurtwerk. De subsidieverordening van de gemeente zwijgt over de indieningstermijn, dus geldt de wettelijke termijn van dertien weken. De organisatie dient eind september haar aanvraag in, met activiteitenplan en begroting. De gemeente constateert dat de begroting geen vergelijkende cijfers bevat en geeft de organisatie twee weken om dat aan te vullen. Omdat de aanvraag op tijd binnen was, is er ruimte voor die herstelronde en kan het besluit nog vóór de jaarwisseling worden genomen.

Wat als de aanvraag te laat is?

De wet verbindt zelf geen sanctie aan overschrijding van deze termijn, maar vrijblijvend is hij niet. Wat er gebeurt, hangt in de eerste plaats af van de regeling waarop de subsidie berust. Sommige verordeningen bepalen uitdrukkelijk dat een te late aanvraag wordt afgewezen; dan is de datum hard. Zegt de regeling niets, dan mag het bestuursorgaan de aanvraag alsnog behandelen, maar verplicht is het daartoe niet: de dertien weken zijn een wettelijk voorschrift over het indienen, en daarom kan de aanvraag in beginsel ook buiten behandeling worden gelaten langs de weg van artikel 4:5 Awb. Zeker bij een subsidieplafond kan te laat komen bovendien betekenen dat het geld al verdeeld is.

In de praktijk

• Voor de instelling: zet de indieningsdatum in de jaarplanning en reken terug vanaf het boekjaar, niet vanaf de datum waarop u vorig jaar toevallig indiende. Controleer altijd eerst de subsidieverordening of -regeling: die gaat vóór op de dertien weken.
• Voor het bestuursorgaan: een onvolledige aanvraag is niet hetzelfde als een te late aanvraag. Ontbrekende stukken moet u laten herstellen langs de weg van artikel 4:5 Awb voordat u de aanvraag buiten behandeling laat.
• Voor beiden: met de ontvangst van de aanvraag gaat de beslistermijn lopen. Beslist het bestuursorgaan niet op tijd, dan gelden de gewone regels over niet tijdig beslissen, waaronder artikel 4:13 Awb over de beslistermijn.