Artikel 3:17 Awb: Het verslag van een mondelinge zienswijze

Wie zijn zienswijze liever vertelt dan opschrijft, mag dat: artikel 3:15 Awb geeft die keuze. Dit artikel zorgt ervoor dat zo'n mondelinge reactie niet in de lucht blijft hangen. Van wat mondeling naar voren is gebracht, moet een verslag worden gemaakt. Daarmee wordt het onderdeel van het dossier en telt het even zwaar mee als een schriftelijke zienswijze.

De bepaling is kort, maar zij doet precies wat nodig is. Zonder verslag zou een mondelinge zienswijze niet controleerbaar zijn: niemand kan later nagaan wat er is gezegd, het bestuursorgaan kan er in de motivering niet goed op ingaan en de rechter kan niet beoordelen of het argument is meegewogen.

Wat er in een verslag hoort

De wet schrijft geen vorm voor. Uit de functie van het verslag volgt wel wat er minimaal in thuishoort: wie de zienswijze gaf, wanneer, en wat de inhoud ervan was. Een letterlijk woordelijk verslag hoeft niet; een zakelijke weergave van de aangevoerde punten volstaat, mits die punten herkenbaar terugkomen. Verwijst iemand mondeling naar een foto, een meting of een brief, dan hoort dat in het verslag te worden vermeld.

Toegankelijkheid als achterliggend doel

De regeling heeft een duidelijke gedachte: niet iedereen schrijft even makkelijk. Een oudere buurman, iemand die de taal minder goed beheerst of een ondernemer die liever even langskomt, moet net zo goed gehoord worden als een organisatie met een jurist. Door het bestuursorgaan het verslag te laten maken, ligt de last van het opschrijven bij de overheid en niet bij de burger.

Een voorbeeld

Een bewoner maakt een afspraak bij de gemeente over het ontwerp van een verkeersbesluit. Hij vertelt dat het aangewezen keerpunt in zijn straat te krap is voor de vuilniswagen en toont foto's van eerdere schade aan de stoeprand. De ambtenaar maakt een verslag met die punten en voegt de foto's toe. In het definitieve besluit gaat de gemeente er expliciet op in en verplaatst zij het keerpunt tien meter.

In de praktijk

• Vraag om het verslag. Controleer of uw punten er goed in staan en meld schriftelijk als er iets ontbreekt of verkeerd is weergegeven, liefst voordat de termijn afloopt.
• Neem zelf aantekeningen mee. Een lijstje met uw punten helpt om niets te vergeten en maakt het verslag nauwkeuriger.
• Voor het bestuursorgaan: maak het verslag kort na het gesprek en stuur het ter controle aan de indiener. Dat voorkomt discussie achteraf over wat er is gezegd.
• Stukken achteraf? Levert iemand na het gesprek nog documenten aan die van belang zijn voor de beoordeling, dan komen die op grond van artikel 3:14 Awb bij het ter inzage gelegde dossier.

Het verslag is geen besluit en er staat dus geen apart rechtsmiddel tegen open. Wie vindt dat zijn zienswijze verkeerd is weergegeven, moet dat aankaarten bij het bestuursorgaan en het zo nodig terug laten komen in de motivering van het definitieve besluit, waarvoor artikel 3:46 Awb de maatstaf geeft.