Artikel 4:73 Awb: Subsidie vaststellen per boekjaar

Dit artikel bevat één regel: de subsidie wordt per boekjaar vastgesteld. Bij subsidies aan rechtspersonen die per boekjaar worden verstrekt, wordt dus niet aan het eind van een hele subsidieperiode één keer afgerekend, maar telkens over een afgerond jaar. Elk boekjaar krijgt een eigen beschikking tot subsidievaststelling en een eigen verantwoording.

Achter die korte bepaling zit een praktische gedachte. Een instelling die structureel wordt gefinancierd, moet weten waar zij staat. Als een gemeente pas na vier jaar zou afrekenen, stapelt een tegenvaller uit het eerste jaar zich vier jaar lang op. Jaarlijkse vaststelling geeft beide partijen ieder jaar een moment om bij te sturen.

Boekjaar, niet kalenderjaar per se

Wat een boekjaar is, staat niet in dit artikel maar in artikel 4:68 Awb: de instelling stelt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, tenzij een wettelijk voorschrift of de subsidieverlening iets anders bepaalt. Voor een sportkoepel of een theater met een seizoen dat in september begint, kan dus een afwijkend boekjaar gelden. De vaststelling volgt dan dat boekjaar, niet het kalenderjaar.

Vaststelling is meer dan een formaliteit

De vaststelling is de beschikking waarin het bestuursorgaan het definitieve subsidiebedrag bepaalt en daarmee een betalingsverplichting vastlegt. Uit artikel 4:46 Awb volgt dat het bestuursorgaan in beginsel vaststelt overeenkomstig de verlening, maar lager kan vaststellen als de activiteiten niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of als de instelling zich niet aan de verplichtingen heeft gehouden. Omdat dat per boekjaar gebeurt, wordt dat oordeel elk jaar opnieuw geveld.

Een welzijnsstichting krijgt subsidie voor drie boekjaren. In het tweede jaar draait het buurtrestaurant maar acht maanden door een verbouwing. Het bestuursorgaan kan de subsidie over dat ene boekjaar lager vaststellen zonder dat het iets afdoet aan de al vastgestelde subsidie over het eerste jaar of aan de verlening voor het derde jaar. Elk jaar staat op zichzelf.

Verhouding tot meerjarige verlening

Verlening en vaststelling lopen hier niet gelijk op. Artikel 4:67 Awb maakt het mogelijk de subsidie voor meer dan één boekjaar te verlenen, met de verplichting om tussentijds periodiek gegevens aan te leveren. Dit artikel gaat over de andere kant van het proces: de afrekening. Artikel 4:74 Awb werkt vervolgens uit binnen welke termijn de instelling de aanvraag tot vaststelling indient, en maakt daarop een uitzondering voor subsidies die voor twee of meer boekjaren zijn verleend. Die uitzondering raakt alleen die aanvraag, niet het ritme van de afrekening: ook bij een meerjarige beschikking wordt de subsidie per boekjaar vastgesteld, dan aan de hand van de gegevens die tussentijds binnenkomen.

In de praktijk

• Voor de instelling: zet de vaststellingen in uw dossier per boekjaar apart. Een beschikking tot vaststelling is een besluit waartegen u bezwaar kunt maken; die termijn loopt per jaar en herleeft niet bij de volgende vaststelling.
• Voor de instelling: stem uw jaarafsluiting af op het boekjaar uit de beschikking. Een organisatie die intern op kalenderjaar rapporteert maar op seizoen wordt gesubsidieerd, levert anders cijfers aan die niet aansluiten op de begroting.
• Voor het bestuursorgaan: laat de jaarlijkse vaststelling niet verzanden in een stapel onbehandelde aanvragen. Hoe langer de vaststelling uitblijft, hoe lastiger het wordt om nog gemotiveerd lager vast te stellen op grond van tekortkomingen uit dat jaar.
• Voor beiden: een vastgestelde subsidie ligt in beginsel vast. Terugkomen op een vaststelling kan alleen langs de beperkte weg van artikel 4:49 Awb, en dat is bewust een smalle deur.