Artikel 2:25 Awb: Bewijslast bij elektronisch berichtenverkeer

Artikel 2:25 Awb verdeelt de bewijslast, en doet dat in het voordeel van de burger. Maakt het bestuursorgaan gebruik van een systeem voor gegevensverwerking waarin de geadresseerde toegang heeft tot het bericht — een berichtenbox of portaal — dan rust op het bestuursorgaan de bewijslast inzake de ontvangst van aan hem gezonden berichten, de verzending van aan de geadresseerde gezonden berichten, en de gegevens over de kennisneming daarvan.

Daar komt een recht bij dat in de praktijk minstens zo belangrijk is: de afzender of de geadresseerde krijgt desgevraagd een afschrift van die gegevens.

Waarom de bewijslast hier ligt

De verdeling volgt de logica van wie waarover kan beschikken. Het bestuursorgaan kiest het systeem, beheert het en beschikt over de logbestanden waarin staat wat er wanneer is verzonden, bezorgd en geopend. De burger heeft niets van dat alles — hij ziet alleen zijn eigen scherm.

Zou de bewijslast bij hem liggen, dan zou hij het onmogelijke moeten aantonen: dat iets níét is aangekomen. Deze verdeling voorkomt dat een discussie over verzending altijd in het voordeel van de sterkste partij uitpakt.

Wat er precies bewezen moet worden

Het artikel noemt drie dingen, en ze hangen aan verschillende bepalingen.

• De ontvangst van berichten die aan het bestuursorgaan zijn gezonden. Dat is bepalend voor de vraag of een aanvraag of bezwaarschrift op tijd is; het tijdstip volgt uit artikel 2:20 Awb.
• De verzending van berichten aan de geadresseerde. Dat is bepalend voor de bekendmaking van een besluit en dus voor de aanvang van de bezwaartermijn; het tijdstip volgt uit artikel 2:19 Awb.

- De gegevens over de kennisneming door de geadresseerde: wanneer het bericht is geopend, en of er een kennisgeving als bedoeld in artikel 2:10 Awb is uitgegaan. Dat is bepalend voor een beroep op artikel 2:22 Awb.

Het recht op afschrift

De tweede volzin geeft een concreet recht: op verzoek wordt een afschrift van deze gegevens verstrekt. Dat is geen verzoek om openbaarmaking en geen inzageverzoek onder de privacyregels — het is een eigen, laagdrempelige aanspraak uit deze afdeling.

Voor wie een termijn heeft gemist, is dit de eerste stap. Uit het afschrift blijkt of er een notificatie is verzonden, naar welk adres, en wanneer het bericht voor het eerst is geopend. Die gegevens bepalen of het beroep op artikel 2:22 Awb kans maakt.

Voor bestuursorganen betekent het dat de logging op orde moet zijn en lang genoeg bewaard moet blijven. Gegevens die er niet meer zijn, kunnen niet worden overgelegd — en dat komt dan voor rekening van het bestuursorgaan zelf. Voor berichten die via de landelijke berichtenvoorziening uit de Wet digitale overheid zijn verzonden, kunnen op grond van artikel 2:27 Awb bij ministeriële regeling bewaartermijnen worden vastgesteld.

Waar het artikel niet over gaat

De regeling geldt voor het geval dat het bestuursorgaan een systeem gebruikt waarin de geadresseerde toegang heeft tot het bericht. Bij gewone e-mail geldt zij niet rechtstreeks, al zal ook daar in de regel van het bestuursorgaan worden verlangd dat het de verzending aannemelijk maakt.

Tot slot: de bewijslast bepaalt wie de gevolgen draagt als iets niet vast te stellen is. Voor artikel 2:22 Awb, eerste lid, is beslissend of de kennisgeving van artikel 2:10 Awb is verzonden. Kan het bestuursorgaan dat niet aantonen, dan wordt de geadresseerde een termijnoverschrijding niet tegengeworpen, ook al staat vast dat het bericht zelf is verzonden en later is geopend. Blijkt uit de gegevens dat de kennisgeving wél is verzonden, dan verschuift de discussie naar het tweede lid, en gaat het erom of de geadresseerde haar heeft ontvangen en of hem van de gemiste termijn een verwijt valt te maken.